Le document se fait plus adaptable, plus malléable lorsqu’il est libéré de son carcan de cellulose. La dématérialisation lui conférant justement une représentation indépendante des supports matériels, le document numérisé acquiert une certaine autonomie voire un certain degré d’intelligence.

Mains qu’on ne s’y trompe pas, le simple fait de pouvoir passer du document papier à sa version électronique, et inversement, bouleverse les schémas structurels mais ne remet pas en question la distribution du flux d’informations dans l’entreprise : des documents entrants, une gestion du contenu et des documents sortants. Un modèle commun aux PME comme aux grands comptes et même aux individus pris hors du contexte de l’entreprise, qui, par exemple, gèrent la déclaration électronique de leur revenus. «L’intelligence d’un document, ce sont les caractéristiques qui lui permettent de traverser ce modèle " input – output", et cela quel que soit le support sur lequel ce document est présenté, explique Gérard Dupoirier, ingénieur d’affaires chez Xerox. On peut ensuite considérer les capacités d’adaptation de ce document, se pencher notamment sur les interfaces de lecture et de communication qui sont proposées. L’exemple de la documentation technique est parlant avec des interfaces qui permettent déjà de lire du texte, de voir de la vidéo et d’avoir un accompagnement sonore. C’est une dimension que l’on va rapidement atteindre dans le domaine du document de bureau. »

Trois composantes essentielles

Un soupçon de multimédia pour faciliter la lecture d’un graphique, un zeste de vidéo pour étayer une analyse, c’est ce que nous promet le e-paper. En attendant, sur le terrain, le document n’échappe pas au fameux modèle à trois composantes. «La capture, la gestion et la restitution constituent les principaux niveaux d’intervention sur un document, confirme Jean-Pierre Blanger, "Directeur Business Development" chez Ricoh. »

Parfait terreau pour semer des graines "d’intelligence", la phase de numérisation est déterminante. Notamment pour ajouter au moment du scan une fonction d’indexation, essentielle à l’aiguillage des documents vers des bases de données relationnelles ou des systèmes de GED. Pour automatiser ensuite les traitements permettant la numérisation par lot, l’identification de l’architecture des documents et la  récupération de méta données. Mettre en place, par exemple, des systèmes de reconnaissance de type code barre et leur associer des modules d’OCR pleine page. Dans cette démarche globale, calquée sur la politique maison et étroitement liée à la gestion des processus de l’entreprise,  les MFP occupent évidement une place importante. « Le multifonction est un outil de capture et de restitution de l’information non structurée dans une organisation. C’est devenu une composante essentielle au système d’information moderne », souligne Jean-Pierre Blanger. L’outil doit être suffisamment souple et sécurisé pour faciliter l’identification des utilisateurs à travers les annuaires réseau de l’entreprise et  permettre un accès à leur messagerie ou leurs dossiers personnels. « Le multifonction est pour Xerox un moyen de développer des technologies et des services qui améliorent la productivité dans l’entreprise dans le traitement du document voire dans la gestion de la connaissance d’une situation d’activité entrepreneuriale » ajoute Gérard Dupoirier.

Tous les constructeurs de systèmes d’impression proposent des familles de logiciels plus ou moins sophistiqués permettant d’assurer le routage et le suivi de documents. Reste à savoir quel traitement intelligent se cache derrière les interfaces et les serveurs qui gèrent les multifonctions. Pour ce qui est du document, cette intelligence repose sur les deux standards XML et PDF. Leur utilisation conjointe permet réellement de distinguer le support du contenu et d’appliquer différents niveaux de sécurité et d’accessibilité.

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