Augmenter le niveau de service tout en réduisant les dépenses, c’est idéalement ce que cherche à faire tout gestionnaire de parc d’impression. «L’optimisation des coûts induit d’abord leur réduction et c’est une façon détournée de donner de la valeur ajoutée aux procédés, explique Fabrice Claes, responsable marketing grands comptes chez Brother. Nous travaillons sur trois grands volets pour mener à bien une opération d’optimisation : la proximité, l’homogénéité et le facteur humain.» Les évolutions des solutions d’impression et la course aux performances ouvrent de nouvelles perspectives d’organisation. Mais la modernisation d’un parc favorise aussi l’improductivité si la mise à niveau est mal canalisée. Brother s’attache à fournir des outils qui aident les utilisateurs à devenir plus autonomes et plus productifs tout en réduisant les coûts imputés, qu’ils s’agisse de coûts d’acquisition, d’utilisation et de maintenance. Au delà de ces dépenses, le constructeur japonais cherche surtout à régler les problèmes d’efficacité en jouant sur la proximité du matériel. «Une entreprise qui a fait le choix d’un équipement centralisé avec une machine robuste, au débit important mais partagée par une cinquantaine d’utilisateurs, a souvent cédé à  l’argument commercial prédisant une réduction de ses coûts de 30 %, illustre Fabrice Claes. Malheureusement, lorsqu’on considère le temps passé par les utilisateurs à lancer leur impression et à se déplacer d’une vingtaine de mètres en moyenne pour récupérer leurs documents, on arrive facilement à comptabiliser une demie heure de productivité perdue par jour.»

Dans ce contexte, avec 80 % des documents imprimés qui font moins de 5 pages, les allers-retours quotidiens sont, en effet, fréquents. Sans compter les aléas des approvisionnements en toner ou en papier que d’indélicats utilisateurs ont oubliés d’assurer, ni les attentes pour cause d’embouteillage sur le serveur, ni les passes droits qui laissent la priorité d’impression aux 10 exemplaires d’un document de 100 pages… Le monde  de l’impression se transforme parfois en jungle féroce ! Sauf lorsqu’on résonne en terme de proximité et que le cœur de l’architecture bat au rythme des utilisateurs. C’est sur ce principe que Brother préconise l’impression personnelle partagée.  « Il ne s’agit pas de revenir à l’impression locale, précise Fabrice Claes, mais de prendre en compte les réalités d’aménagement de l’espace de travail -  typiquement aujourd’hui de l’open space - et développer des cellules d’impression construites autour d’un périphérique performant et dédié à 4 ou 5 utilisateurs au maximum. De fait, il faut jouer à la fois sur la rapidité d’impression, le critère de temps de sortie de la première page étant essentiel, et la proximité du matériel.» Une fois le fonctionnement de la cellule validé, rien n’empêche de la répliquer au sein de l’entreprise, en choisissant à chaque fois un seul type d’équipement adapté aux activités des différents départements et services. Connectés alors en réseau, l’imprimante, le multifonction ou le copieur sont d’autant plus performants qu’ils sont matériellement évolutifs et administrables à distance.

Autre point important à considérer, l’homogénéité du parc. Une flotte constituée de modèles hétérogènes multiplie les références de consommables et de pièces détachées, les contrats de maintenance et les besoins en formation. Aux problèmes de stockage et de perte de temps, s’ajoutent les difficultés de déploiement et d’installation. « Un cœur d’impression Brother est un bloc moteur lié à un consommable, explique Fabrice Claes. Ce couple, utilisé sur plusieurs gammes d’imprimantes, de fax et de multifonctions, ne nécessite qu’un seul lot de driver et des pièces détachées quasiment identiques. Mieux, nos consommables bi-composant (tambour et tonner séparés) permettent de réaliser de réelles économies et, en plus, préservent l’environnement ! » Sans gestion proactive secondée par des outils d’administration adaptés, l’optimisation ne serait pas complète. Chez Brother, BRAdmin gère la totalité d’un parc en fournissant aux administrateurs un véritable tableau de bord. La solution permet même de monitorer une imprimante connectée en parallèle ou usb. « Pratique quand certains utilisateurs "VIP" nous demandent leur imprimante personnelle, commente Fabrice Claes. Il existe aujourd’hui un éventail très large de solutions pour optimiser un environnent et Brother est ouvert à toutes les problématiques possibles : chaque client étant un cas particulier, notre expertise lui indique dans quelle direction se positionner.»