On peut prédire trois destins à un document papier qui passe les portes d’une entreprise. Une mort rapide au fond d’une poubelle, un stockage traditionnel dans un dossier cartonné, un tiroir ou sur un bureau et puis un changement d’état, le passage d’une enveloppe constituée pour l’essentiel de cellulose à un contenant nettement plus éthéré que l’on qualifie communément de numérique. Autrement dit, notre document subit une dématérialisation avant d’aller alimenter une GED, une application d’archivage ou avant d’être diffuser par un des canaux de communication de l’entreprise, avec pour point de passage obligé le scanner, pièce maîtresse placée dans les multifonctions et les copieurs. Son premier travail de conversion du papier en image effectué, le scanner du MFP peut aller plus loin et distiller un peu "d’intelligence" au document, en exploitant un module d’OCR.

« Avec des MFP omniprésents en entreprise, adaptés aux besoins d’impression, de scan, de diffusion et connectés au réseau, un utilisateur peut très facilement dématérialiser un document, explique Jimmy Barens, Directeur Avant Vente et Europe de l'Ouest pour Adobe. On observe que 90 % des MFP sur le marché convertissent un document en PDF au moment de la numérisation. » C’est vrai, la touche scan to PDF est visible sur la plupart des multifonctions tout simplement parce qu’on peut ouvrir un fichier PDF sur n’importe quelle machine. Une des forces de ce format c’est son Reader, qu’Adobe a su convaincre l’ensemble de la communauté informatique d’intégrer dans une quinzaine de plates-formes et d’OS. Résultat, quel que soit l’environnement dans lequel nous travaillons, un lecteur de fichiers PDF est présent sur notre poste de travail, et cela, sans que l’on soit forcément au courant. Une universalité soulignée par Jimmy Barens, « quand on voit un PDF, on double clic dessus sans se poser de questions, ça s’ouvre, ça marche, on peut le compulser, naviguer à l’intérieur et l’imprimer, c’est ce que les gens attendent ! »

Pour tirer pleinement parti de la dématérialisation, il faut non seulement que les capacités d’OCR aient été exploitées au moment de la numérisation mais que le format choisi s’ouvre sur des possibilités de gestion étendue. Par exemple, être en mesure de travailler un document sur un mode de collaboration ou encore, pouvoir agréger différentes pièces venant de sources et de formats hétérogènes. Qu’il s’agisse d’une page de magazine numérisée, d’un fichier Word ou d’un autre PDF récupéré sur le Web, le PDF permet justement de manipuler toutes ces briques entre elles pour pouvoir les assembler de façon logique sous la forme d’un dossier ou d’un classeur selon ce qu’on veut en faire. « Quel que soit le format concerné, on peut le transformer en PDF, ajoute Jimmy Barens, car le processus singe la notion d’impression. Ce qui veut dire que toutes les applications qui savent imprimer savent faire du PDF. Le fichier ainsi construit accepte les annotations et les commentaires numériques, comme on a l’habitude de le faire oralement en réunion ou en travaillant sur du papier. »

Reste à garantir la diffusion contrôlée des documents à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise. Créer un fichier PDF et le mettre à disposition sur un site est à la portée du commun des mortels. Mais publier un document au format PDF avec des règles de diffusion totalement maîtrisées, c’est plus intéressant. Adobe LiveCycle Policy Server est une solution de gestion des droits appliquée aux données de l'entreprise (ERM, Enterprise Rights Management) permettant de contrôler accès et utilisation via des règles applicables à un large éventail de fichiers — documents PDF, Microsoft Word et Excel notamment. « Avec Policy Server on contrôle finement la diffusion d’un fichier PDF, précise Jimmy Barens. On peut, par exemple, destiner ce document à une personne en particulier, déterminer que ce document est valable un certain nombre de jours ou encore assurer des fonctions de révocation. » L’intérêt réside aussi dans la définition même de portabilité du fichier. On peut en effet qualifier le PDF de fichier "autoportant", qui intègre sa propre politique de sécurité. Un PDF géré par Policy Server perdu ou sorti illégalement de l’entreprise, reste protégé où qu’il se trouve.

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