Afin de réduire l’utilisation du papier, un poste de dépense particulièrement élevé, les entreprises songent de plus en plus à la dématérialisation de leurs documents. Loin du « zéro papier », qui finalement relève plus du mythe que d’une véritable réalité opérationnelle si l’on se réfère aux chiffres récents sur les volumes imprimés, les imprimantes ont un rôle important à jouer dans ce processus. Sans avoir à recourir, dans un premier temps du moins, aux solutions de Gestion Electronique de Documents (GED) lourdes et complexes à mettre en œuvre, les entreprises peuvent exploiter au mieux leur parc de matériel existant. Les MFP, par exemple, avec leur fonction scan-to-email constituent un très bon point d’entrée pour la dématérialisation des documents. A condition, bien sûr, de cadrer leur utilisation et de prévoir une sécurité accrue autour de ces usages (lire notre article). Reste ensuite à adopter un format de stockage pour la conservation de ces éléments. L’entreprise devra bien entendu penser à long terme et opter pour un format universel et pérenne. S’il est possible de recourir à des fichiers plats ou bitmap comme supports d’archivage, il est toutefois plus pertinent d’exploiter une technologie intégrant plus d’intelligence. Ici, les entreprises pourront se tourner vers le format PDF (lire notre article), universellement supporté et désormais reconnu comme un standard de fait.