Donner des leçons théoriques c’est bien, mais c’est encore mieux lorsque les conseils prodigués se traduisent en actions concrètes. C’est en tout cas ce que prône Dell qui s’impose au quotidien une gestion optimisée de son impression. « Dell dit ce qu’il fait et fait ce qu’il dit. Nos sites français appliquent un ensemble de règles de bonne conduite qui nous permettent de mieux contrôler nos flux d’impression. Ce que nous expliquons à nos clients se traduit dans les faits dans nos propres locaux », explique Thomas Gatignon, Imaging Brand Manager chez Dell. Le constructeur base ses efforts sur trois niveaux : l’architecture d’impression, les règles de bonne gestion et enfin une forte sensibilisation de ses employés. L’architecture du parc est optimisée en fonction de la topologie de l’entreprise. Les « plateaux » en open space sont composés d’une quinzaine de sous espaces – les « cubicles » - qui intègrent eux-mêmes 5 à 6 salariés. Chaque groupe de travail est alors doté d’une imprimante laser monochrome, l’option couleur étant réservée à certains services spécifiques.

« Nous avons proscrit les imprimantes personnelles au profit des imprimantes départementales, qui répondent à 95% des besoins. Cette réorganisation nous a également permis de réduire fortement la présence des gros copieurs – un ou deux par plateau – qui étaient de moins en moins utilisés par les utilisateurs. Globalement, nous avons privilégié la productivité personnelle plutôt que se limiter au simple rapport coût par page », explique Thomas Gatignon. Enfin, le dispositif est complété par la présence d’un MFP (imprimante multi-fonction) tous les 5 sous espaces afin de servir les besoins en fax ou en scan.

Les règles de bonnes conduite sont quant à elles régulées grâce à l’utilisation du logiciel Watchdoc, qui fait aujourd’hui partie de l’offre CID (Contrôleur d’Impression Dynamique) du constructeur. Avec cet outil il est possible d’obtenir une visibilité extrêmement précise tant en volume (par utilisateur, groupe, service…) qu’en qualité (couleur, monochrome, recto-verso, format...), et donc d’analyser plus finement les besoins des utilisateurs, d’optimiser et d’auditer le parc en fonction des exigences. « Ce logiciel nous permet d’obtenir des résultats très rapidement. Au bout de quelques mois nous sommes en mesure d’analyser finement les usages, ce qui nous permet de réajuster le parc environ deux fois par an », souligne Thomas Gatignon.

Sensibiliser aux changements

Si les technologies sont utiles afin d’optimiser les flux et les coûts d’impression, il ne faut toutefois pas oublier que les utilisateurs sont au cœur du système. Une part de sensibilisation aux problèmes environnementaux actuels est donc importante. Pour accélérer la prise de conscience de ses employés, Dell a mis en place quelques actions internes fortes, comme par exemple l’instauration d’une journée « sans papier ». Celle-ci, qui s’est déroulée le 6 avril 2006 (pour la deuxième année consécutive), avait pour objectif de mieux penser l’impression. « L’idée de cette journée n’est pas de ne pas imprimer, bien sûr, mais de moins consommer de papier. Lorsque les utilisateurs lancent leurs impressions, nous leur demandons juste de s’assurer qu’il s’agit bien d’un acte indispensable », souligne Thomas Gatignon. Et cette journée porte ses fruits puisque le volume moyen de pages imprimées, qui est de 5400 pages sur les sites Dell, descend ce jour là à un tout petit peu plus de 4000 pages. Soit tout de même une réduction de 28%... Plus globalement, Dell impose tout au long de l’année un respect du recyclage des produits. Ainsi, l’ensemble des cartouches usagées est dirigé vers un circuit de récupération mis en place par Dell au niveau national et européen.