En matière d’installation et d’usage des périphériques d’impression, rien de vaut les préconisations des constructeurs. Ceux-ci ont également un rôle de conseil dans la sensibilisation des utilisateurs aux facteurs d’économie. « Une bonne stratégie de préservation du matériel, c’est avant tout une stratégie de rationalisation, explique Jean Francois Naumy, chef de produit Xerox. Cette stratégie s’applique au moment même de l’acte de vente, quand elle n’a pas été pensée bien avant. Il faut simplement placer le matériel au bon endroit dans l’entreprise et l’affecter au traitement du bon document. Il s’agit, par exemple, de choisir correctement le format, les options recto verso, le volume moyen qui sera produit : on n’utilise pas les mêmes machines pour imprimer 100 exemplaires de 15 pages et 2 exemplaires de 500 pages. Le choix initial du matériel doit correspondre exactement aux besoins du client, c’est une garantie de fiabilité du produit. »

Une fois le parc opérationnel, le lien qui relie fabricants et entreprise n’existe, pour l’essentiel, qu’à travers les contrats de maintenance. Des interventions sur site pour régler les accidents de parcours aux visites régulières de contrôle, les services de maintenance varient en fonction des prestations prévues entre les deux parties. « Nos contrats de maintenance sur site sont systématiques et règlent tous les problèmes d’entretien » avance Christian Beziat, chef de produits Epson. Il existe aussi des formules où la gestion pro active prend une place prépondérante, notamment avec des solutions d’e-maintenance. Quant au choix de l’externalisation, il déporte les difficultés vers le prestataire. Mais dans bien des cas et tout en respectant les clauses de son contrat d’assistance, le gestionnaire de parc est amené à assurer lui même une maintenance parallèle s’il veut prolonger la durée de vie de son matériel. Voici quelques points essentiels qui permettent de tirer le meilleur parti des périphériques d’impression.

Le papier

Il faut utiliser le support recommandé par le constructeur. Pour éviter les bourrages papier, une mauvaise qualité d’impression ou une panne d’équipement, une bonne formation des utilisateurs aux différents usages du papier est primordiale.

Le stockage

Qu’il s’agisse de papier, de cartouches jet d’encre , de tonner ou d’encre solide, le stockage doit respecter de bonnes conditions d’hygrométrie et de ventilation. Une pièce sèche et fraîche est préférable à un endroit humide et chaud si l’on souhaite conserver convenablement les consommables.

Le niveau des consommables

Certains dysfonctionnements de matériel trouvent leur source dans une quantité insuffisante d’encre ou de tonner. Contrôler le niveau des consommables et réapprovisionner au bon moment permet de préserver le matériel.

Scanner et MFP

Le numériseur est le matériel le plus fragile. Pas de déplacement intempestifs et un nettoyage fréquent de la vitre sont des précautions élémentaires. Idem pour un multifonction qui reste une imprimante à laquelle on a rajouté un scanner.

Le nettoyage

Comme pour les ordinateurs, les grilles d’aspiration et les ventilateurs des matériels d’impression sont des nids à poussières qu’il faut régulièrement dégager. Il vaut mieux éviter les produits chimiques ou d'entretien mais plutôt utiliser un chiffon doux et sec.