La recherche de solutions d’optimisation est une constante qui touche tous les rouages de l’entreprise. Les stratégies d’impression doivent ainsi prendre en compte la globalité des flux de documents. Ce qui est loin de faciliter la tâche des gestionnaires chargés de veiller à la circulation des données sur le réseau. Pour peu que les canaux de communication internes et externes de l’entreprise soient encombrés ou bloqués, le trafic peut très vite prendre des allures de jour de grand départ en vacances sur une autoroute saturée. Qu’il s’agisse d’imprimer, de faxer, d’envoyer par mail ou de stocker des documents, le choix du matériel et de sa répartition dans l’entreprise détermine la fluidité de circulation des documents, dans leur version papier ou numérique. Les caractéristiques techniques des modèles qui composent la flotte ont donc autant d’importance que les performances du réseau à travers lequel ils sont disséminés.

L’installation d’un parc de périphériques d’impression met en jeu des outils parmi lesquels le driver d’impression  joue un rôle de premier plan. Ce gestionnaire de périphérique est avant tout le programme sans lequel les ordres envoyés depuis les postes distants sont tout bonnement incompréhensibles. Un driver permet également d’imprimer depuis n’importe quel poste sur toute imprimante disponible sans forcément connaître ni la marque ni le modèle du périphérique. Enfin, les meilleurs drivers savent gérer à distance les interfaces des différents matériels. Une flexibilité qui devient le vrai prolongement  d’une politique d’impression et autorise différentes stratégies en fonction des groupes de travail. « La gestion des drivers est contraignante en terme d’installation, de déploiement, de mise à jour et de paramétrage, explique Frédéric Brouillard, Directeur Avant Ventes des Systèmes d’Impression chez HP. Depuis quelques années nous disposons d’un driver universel dont l’intérêt est de permettre à un client de gérer plus simplement la fonction d’impression dans son parc, quel que soit le nombre et le type de modèle d’imprimantes et avec un seul et même driver. »

L’approche est sensiblement la même chez Epson où « l’on utilise des pilotes universels, précise Christian Beziat, chef de produits. Un seul type de driver capable de piloter toutes nos imprimantes, c’est la solution le plus souvent retenue pour des facilités d’administration. »

Lorsque les constructeurs déploient leur flotte dans une entreprise, les drivers d’impression installés sur le serveur ou les postes client ont souvent déjà été configurés par défaut. En concertation avec les responsables des services concernés, cette pré-configuration permet d’appliquer la politique d’impression validée par l’entreprise. Impression recto verso, noir et blanc ou couleur sont des exemples de réglages qu’un driver d’impression est censé pouvoir gérer en toute indépendance des matériels et des systèmes d’exploitation en place. Avec les bons outils, un gestionnaire de parc est ainsi en mesure de configurer ses drivers en fonction des machines et des groupes de travail et d’inciter les utilisateurs à se servir du matériel comme l’entend  l’entreprise. « Nous personnalisons les drivers à la demande de nos clients avant qu’ils ne procèdent eux même au déploiement, précise Erwin Ernst, Chef de service formation & assistance technique chez Canon. ».

Une fois installée et opérationnelle, la flotte n’est pas à l’abri de petits ou grands dysfonctionnements qui impliquent des mises à jour de drivers. « Il faut toujours agir avec précaution et respecter la politique d’upgrade décidée par le client, commente Jean-François Naumy , chef de produit chez Xerox. Les drivers sont mis à jour à la faveur de migration, d’arrivée de nouveaux produits, de problèmes techniques ou de changement d’OS. » Peu d’écueils à éviter de ce côté, les sites Web des constructeurs se révèlent réactifs et mettent à disposition le téléchargement de nouvelles version de drivers.  S’il faut valider les mises à jour, c’est généralement le service de maintenance qui intervient directement sur site.