Imprimantes, périphériques multifonctions et copieurs sont victimes, comme les ordinateurs, d’une rapide obsolescence. Lorsque les évolutions stratégiques de l’entreprise exigent de coller à la technologie, lorsque les performances du matériel sont en berne, le glas du renouvellement de parc n’est jamais bien long à sonner. Parmi les choix déterminants, la location de matériel d’impression est loin d’être une mauvaise piste.

« Chez nous, le débat "location ou achat" n’a plus lieu depuis longtemps, souligne Stéphane Bonnaud, directeur marketing de Xerox Office. Même pour des volumes d’impression importants, nous avons toujours des alternatives de location et peu d’entreprise sont candidates à l’achat. » Stefan Cottes, chef de projet chez Epson, n’a pas la même vision : « c’est la culture d’achat de l’entreprise qui fait loi. Certaines secteurs comme les banques ou les laboratoires, par exemple, ne louent pas. En fait, seulement 25 % des grands comptes et grosses PME sont passées à la location. » Ce qui est certain, c’est que le recours au financement se développe à la faveur des renouvellements de parcs, de la baisse du loyer de l’argent et de la nécessité d’avoir une maîtrise sinon une visibilité des coûts de l’impression. C’est donc avant tout une meilleure gestion des dépenses qui rend les solutions de location attractives.

Autre point, la location est la formule reine pour disposer de matériel toujours à la pointe. Plus besoin de regretter d’avance un achat dont on sait qu’il sera technologiquement dépassé en quelque mois, les meilleurs contrats permettent d’envisager régulièrement un changement de flotte. Enfin, la location est un moyen de contrôler et de gérer son parc avec souplesse. Avec un seul et même interlocuteur, les procédures de maintenance, les mises à niveau et évolutions du matériel sont facilitées. Mieux, la location sert quelquefois de laboratoire en permettant essais et tests de différents matériels avant de les adopter. Pour autant à quel moment doit-on envisager la location ? «Un modèle qui coûte 300 €, on l’achète, lorsqu’il coûte 10 fois plus on le loue, avance Stéphane Bonnaud de Xerox.»

Souplesse, sur-mesure, visibilité des investissements, une certaine indépendance vis à vis des constructeurs, les atouts de la location sont nombreux mais découlent directement des termes des contrats passés et des services associés. Et mieux vaut prévoir une bonne flexibilité et envisager différents cas de figures avant de signer. D’autant que les deux parties s’engagent sur une période déterminée, généralement de 24, 36 ou 48 mois, et que les loueurs ne se contentent pas de financer des équipements mais fournissent une prestation globale comprenant installation et intégration, maintenance du parc et assistance des utilisateurs. Vigilance et négociation sont donc de rigueur et doivent porter sur des points très concrets. A quel fréquence peut-on renouveler le matériel, peut-on changer l’étalement des échéances, le loyer suit-il la baisse de prix du matériel, quelles sont les conditions de rupture du contrat et que se passe-t-il en cas de retour de matériel abîmé ?

« La location de matériel d’impression est confrontée au business model des copieurs qui est financé à 99 % et à travers lequel certaines sociétés de financement se sont livrés à beaucoup d’arnaques, du type facturation multiples ou valeur résiduelle aberrante, avoue Stefan Cottes. Ca va heureusement mieux ! Nous espérons amener un peu de transparence car il y a convergence de différents métiers : un copieur imprime et une imprimante copie.» Beaucoup le constatent, un certain manque de rigueur dans les stratégies d’achat hier fait place aujourd’hui à un réel pragmatisme. De plus en plus d’entreprises ont la volonté de globaliser des solutions qui passent déjà par le financement de leur parc de PC et de serveurs, auquel le matériel d’impression vient naturellement se greffer.