Les stratégies d’impression sont toujours perfectibles. Une récente étude menée par HP souligne que les organisations mettant en place une politique d’impression, de dématérialisation et de gestion du document notamment, peuvent réduire leurs coûts d’impression de 28 à 48%. Le constructeur américain rappelle qu’optimiser les activités d’impression, c’est évaluer le parc actuel et les besoins de chaque entreprise afin de bénéficier d’une solution adaptée. La plupart des acteurs du marché font consensus sur les bénéfices de cette stratégie de base. Leurs approches sur la rationalisation des coûts sont logiquement assez similaires. En 3 à 4 étapes, ils soumettent à leurs clients le plan qui leur permettra de réaliser des économies. « Selon la taille de l’entreprise, on peut commencer par faire un calcul simple du coût à la page puis faire des comparaisons », explique Gérard de Carville, directeur du marketing de Kyocera Mita. «On passe ensuite à l’audit derrière lequel tombe une recommandation d’optimisation de l’impression. Une 3ème phase s’attache à améliorer la productivité et la gestion de document dans l’entreprise ». Même démarche chez Lexmark qui met en avant son programme Inova : « avec ce plan de gestion active de l’impression en 4 étapes, les entreprises peuvent réaliser jusqu’à 40% d’économies sur leurs coûts d’impression, améliorer la productivité de leurs utilisateurs en réduisant jusqu’à 50% le temps passé à gérer l’impression et réduire leur impact sur l’environnement jusqu’à 65% », précise Alain Mestriaux, responsable de la gestion documentaire chez Lexmark.

Pour chiffrer les dépenses nécessaires à améliorer l’activité d’impression, Bruno Archambeau, Business Development Manager chez Océ France, identifie plusieurs points dont les coûts sont à additionner : le redimensionnement des matériels (coûts de possession), la rationalisation du parc et des consommables, et le coût de la situation existante comparée à la proposition d’une nouvelle stratégie. Ce cumul s’optimisant via la mise en place de règles d’impression pour une réduction des coûts optimum (diminution de la consommation papier et consommables associés). « Les pistes de l’optimisation vont plus loin », ajoute Bruno Archambeau. « Outre la mise en place d’une campagne de sensibilisation sur les bonnes pratiques, dont l’effet est supervisé par une solution logicielle, on peut comptabiliser le coût d’un outil de suivi et de gestion du parc d’impression, celui d’une solution de sécurisation et/ou d’accessibilité et, enfin, les dépenses liées aux facility services ».

De son côté, Phillipe Favaron, consultant chez fpaudit, préconise en plus le recours à des pop-up d’alerte sur les impressions injustifiées. Il conseille également le déploiement d’imprimantes virtuelles (PDF) afin d’attaquer une base documentaire, et, de façon générale, de garder le plus longtemps possible le document dans sa forme électronique. « Les coûts simples sont simples à évaluer en incluant les différents contrats inhérents au parc, ainsi que les consommables sans en oublier l’amortissement dès lors que la politique est à l’investissement », souligne-t-il. « Selon le périmètre que l’on souhaite prendre en compte, les coûts cachés sont plus difficiles à évaluer. On leur adjoindra la masse salariale, la mobilité physique des usagers pour la récupération des impressions centralisées sans oublier la durée d’indisponibilité des outils lors de panne et/ou de maintenance ».