En matière de contrôle des dépenses, deux écoles se sont toujours opposées. Il y a ceux qui prônent la centralisation de l’impression sur de grosses machines, une approche efficace quand elle ne néglige pas les contraintes de déplacement du personnel. Et puis il y a les adeptes des imprimantes personnelles et de leurs coûteux consommables qui font passer le confort des utilisateurs avant les économies. Entre ces deux visions, il existe une voie médiane, une véritable politique d’impression qui s’appuie sur les spécificités de chaque entreprise. Les périphériques multifonctions (MFP) ne manquent pas d’atouts si l’on souhaite appliquer cette stratégie ! Ils cumulent d'un même point d’accès les quatre fonctions impression, copie, numérisation et télécopie. En quelques années, ce matériel a su s’adapter à des groupes de travail de différentes tailles, bénéficier des derniers développements technologiques et, finalement, s’imposer comme pièces maîtresses au cœur des architectures d’impression.

Pas question pour autant de transformer entièrement une flotte avec des MFP en espérant voir se régler tous les problèmes. Un MFP offre , en effet, des avantages indéniables mais ne se justifie que si l’on exploite sa polyvalence. Ainsi, les périphériques multifonctions ne répondent pas toujours aux besoins ponctuels indissociables des imprimantes personnelles. Rien ne sert non plus de remplacer un copieur par une imprimante multifonctions là où les utilisateurs n’ont besoin que de faire de la copie. Disposés avec pertinence dans les locaux, les MFP permettent en revanche d’accroître la productivité, d’améliorer les temps de traitement, de réduire les coûts et d’optimiser l’utilisation de l’espace au sein de l’entreprise. Pour la plupart des spécialistes, le dosage idéal est facilité par un bonne connaissance du parc et de ses usages, le type d’informations que l’on recueille à la faveur d’un audit ou bien à partir d’outils de gestion et supervision d’une flotte. Savoir ce qu’impriment les utilisateurs, comment et à quelle fréquence, quels départements ou services sont prioritaires et quelle distance raisonnable est prêt à parcourir le personnel pour récupérer des documents figurent parmi les principaux éléments décisionnels.

Reste à se pencher sur les prix et les caractéristiques techniques des modèles disponibles, leur facilité d’intégration dans l’environnent productif de l’entreprise et le degré de sécurité dont ils peuvent faire preuve sur connectés au réseau local. L’offre est riche, constituée de modèles pouvant soutenir d’importants flux de données et dotés d’interface utilisateur et de pilote d’impression conviviaux. Dans la plupart des cas, peu de formations sont donc à envisager. Les MFP trouvent leur place dans n’importe quel environnement standard PCL et Postscript et n’ont aucun mal à assurer leurs fonctions d’impression de copie, fax et numérisation à partir d’une station de travail et de transférer des documents numérisés vers une messagerie électronique ou un serveur FTP.

Les administrateurs ont à disposition des outils de contrôle de l'utilisation de la couleur et de définition des quotas d'impression, de copie et de numérisation par utilisateur ou département. Enfin, La circulation des documents s’effectue en toute confidentialité pour peu que les bonnes options de sécurité aient été retenues, qu’il s’agisse de connexion câblée ou sans fil. Les différents groupes de travail doivent, en effet, pouvoir compter sur une connectivité fiable avec une gestion des identifiants, mots de passe et options de cryptage.

Les appareils multifonctions assurent une impression de qualité professionnelle avec une reproduction fidèle des couleurs et une finition avancée. La prise en charge de nombreux grammages et type de papier ainsi qu’un large éventail de fonctions permettent de se lancer dans la production de documents complexes sans recourir à des fournisseurs externes. On peut aussi envisager d’utiliser beaucoup moins de papier en tablant sur les fichiers numériques et en exploitant la polyvalence d’un MFP à travers quelques grandes fonctions. Avec le mode scan to e-mail, n’importe quel document peut être numérisé en noir et blanc ou en couleur depuis un périphérique multifonction, généralement au format PDF ou Jpeg , puis envoyé sur le réseau local, l’intranet ou expédié comme un message électronique traditionnel. De plus, la gestion de carnet d’adresses est une option souvent présente. Pour sa part, le scan to fax regroupe toutes les fonctions d’envoie et de réception de télécopies. Avec le scan to copy, un MFP remplace avantageusement un copieur traditionnel avec des fonction de numérisation avancées comme le recto verso en une seule passe. Quant au mode scan to print, il permet plus particulièrement de préparer l’impression de documents grand format. Enfin, le mode scan to file regroupe toutes les possibilités de numériser des données et de les stocker sur un disque dur avec à la clé, une exploitation des formats bureautiques les plus répandus mais aussi l’utilisation de module d’OCR.