HP
P R I N T N E W S   #3  
La référence des solutions d'impression optimisées
encadrÉ
Rationaliser mais savoir gérer les coûts indirects
Les exemples de projets intégrés dans lesquels HP est intervenu sont nombreux. Celui de cette société qui travaille dans le domaine de l’expertise de sinistres auprès des compagnies d’assurances et qui souhaite conserver l’anonymat, est intéressant pour au moins deux raisons. D’abord parce qu’il va à l’encontre des analyses qui veulent que toute rationalisation passe par une réduction de la flotte. Ensuite parce qu’il confirme que la maîtrise des coûts indirects est une condition essentielle pour réaliser des économies. « La rationalisation de ce projet ne s’est pas faite sur la diminution du nombre d’équipement mais uniquement par le déploiement d’une infrastructure qui a permis de fluidifier totalement les flux logistiques de cette société et de ses 80 agences » explique Arnaud Garde, directeur Grands Comptes chez HP. L’entreprise souhaitait en priorité assurer une disponibilité permanente de ses équipements et s’affranchir de toutes les contraintes liées à la logistique.
« L’approvisionnement de consommables était pénalisé par un circuit compliqué et les opérations de maintenance se révélaient critiques pour les agences ne disposant que d’un seul équipement » détaille Arnaud Garde. La solution HP s’appuie sur le service pay per use. Cette infrastructure de monitoring, de supervision et de contrôle a permis à de s’assurer en temps réel de l’approvisionnement des consommables ainsi que de la remontée des alertes de maintenance. Les résultats quantitatifs, Arnaud Garde les commente : « aucune machine n’est plus tombée en panne. La société a eu la réelle maîtrise de ses coûts indirects… elle estime qu’on leur a fait faire des économies de l’ordre de 25 % par rapport à leur budget précédent. » Une baisse de coûts qui n’a pu se faire sans une rationalisation des moyens de gestion dans un contexte de globalisation et sans un outil de contrôle et de suivi.
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Focus
Comment HP dompte les coûts d’impression
Quand on cherche à maîtriser l’accumulation de matériel, juguler l’inflation de copies et éviter le gaspillage de papier, mieux vaut faire appel aux services d’un professionnel.

Malgré toutes les prévisions qui annonçaient la mort du papier, malgré le recours au meilleur de la technologie numérique, l’impression conserve une part importante dans les activités des entreprises et des administrations. Loin de se réduire, le volume de pages imprimées constitue une source potentielle de perte d’argent. Sans compter la diversité des contrats de maintenance, l’hétérogénéité des imprimantes ou des périphériques multifonctions…tous ces éléments viennent gonfler la facture de la DSI ou du Service Achat s’ils ne bénéficient pas d’une gestion rigoureuse.

Dans une chasse au gaspillage, les volants traditionnels d'économies ne pas sont toujours suffisants. « Pour prendre le problème à bras-le-corps, difficile de se passer d’un audit », confirme Alain Carpentier, directeur commercial des solutions d’impression chez HP. Cette phase permet avant tout d’évaluer le degré de confort du client, un indicateur sans lequel on peut difficilement établir et moduler une rationalisation. Que l’on découvre que chaque utilisateur possède son imprimante, que l’hétérogénéité du matériel complique la gestion des consommables, que le parc évolue sauvagement et que les prestataires se multiplient, il faut, en effet, être en mesure de dresser un bilan avant de trouver le bon scénario.

Le pouls de l’entreprise, HP le prend avec une batterie d’outils, tel que son logiciel de gestion de système  d’impression  Web JetAdmin. Une fois connectés au réseau local, ces outils vont livrer poste par poste volume d’impression et profil d’usage puis établir la carte des dysfonctionnements. C’est bien souvent le budget des consommables qui fait figure de mauvais élève : « plus vous possédez de machines hétérogènes, plus vos consommables sont différents et plus vous avez tendance à en stocker et finalement  à perdre de l’argent par immobilisation », explique Alain Carpentier. Autre point, la maintenance qui plombe facilement les factures à mesure que s’additionnent intervenants et formules de garanties. Le matériel peut lui aussi très vite se transformer en gouffre financier pour cause d’obsolescence, de surdimensionnement et de manque d’optimisation. « L'audit précède toujours la mise en place d’une nouvelle stratégie », souligne Alain Carpentier.

Ce qui mène à l’analyse de la gestion du parc, du coût des contrats de supports et de la politique d’impression avant d’envisager en conséquence la meilleure migration. Déterminer où installer un matériel, décider de la connecter ou non au réseau, choisir un modèle multifonctions ou spécialisé, réguler l’usage de la couleur, approvisionner automatiquement le matériel en consommables avec à la clé un système de paiement du type coût à la page, voila certains aspects de l’approche conduite par HP sur le terrain. « En fonction des choix de nos clients, notre expertise nous permet d’aller jusqu’à l’outsourcing complet du parc et, dans ce cas, nous devenons prestataire de services d’impression », ajoute Alain Carpentier. Pièce maîtresse avancée par le constructeur, le Driver Universel ou UPD (Universal Print Driver), facilite le déploiement du matériel et la gestion de la flotte.

Si la consolidation des moyens d’impression nécessite une organisation sans failles, la communication qui accompagne le projet reste un élément de réussite déterminant. « Nous ne négligeons jamais de mettre en avant les avantages d’une nouvelle politique à destination des utilisateurs concernés»  précise-t-on chez HP. De fait, le constructeur enrichie ses missions d’audit d’une dose de communication adaptée à chaque entreprise. Il va même jusqu’à baliser l’Intranet de ses clients avec des modules d’e-learning assurant une formation constante du personnel. Que livre la lecture de nouveaux tableaux de bord après le passage d’HP ? « Nous enregistrons en moyenne une économie de 20 à 30 %  dès qu’un projet de rationalisation a été mené à bien », détaille Alain Carpentier. C’est là tout l’intérêt d’une politique de centralisation. Difficile, dans tous les cas, de faire mieux, au risque de voir disparaître la totalité des imprimantes personnelles et de perdre en productivité si chacun est alors obligé de se déplacer sur une trop longue distance pour récupérer sa copie.
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