Cet été, Edgar Gassino, PDG d’Adobe France, déclarait en substance dans le magazine CIO online qu’il fallait profiter des problèmes environnementaux pour modifier nos façons de travailler. « Il s'agit pour l'entreprise de s'engager dans la voie de la dématérialisation pour à la fois baisser ses coûts et réaliser un geste important en faveur de la planète », avançait-il alors. La crise actuelle lui donne diablement raison. Cependant, la dématérialisation amorce des changements qui dépassent la green attitude. La transformation d’un document papier en données électroniques ne se réduit pas à sauver les forêts, ce qui est déjà une très bonne chose, ni à gagner de l’espace de stockage, à préserver le patrimoine de l’entreprise ou à répondre aux exigences réglementaires de conservation des données. L’information est une composante stratégique qu’il faut valoriser à travers tout son cycle de vie. Dématérialiser, c’est évidement se préparer à faire de la GED mais pas n’importe comment ! Qu’elles soient grandes ou petites, les entreprises qui se lancent dans la dématérialisation sont unanimes : elles enregistrent relativement vite des bénéfices sur les coûts d’impression, de stockage, d’acheminement et de recherche de documents. Cette remontée terrain est palpable : « un de nos client transporteur avait des problèmes de traitement de bordereaux de livraison qui se soldaient par 10% d’impayés pour cause de traçabilité », illustre Jean-François Baudrais, vice-président commercial et marketing de Toshiba Tec France Imaging Systems. « Nous avons mis en place la dématérialisation des bordereaux de cette entreprise au retour de ses camions. Résultat, elle est passée à 2% d’impayés, une solution qui lui a couté 300 000 euros pour un ROI de six mois et avec la moitié moins de personnel affecté à la tache », détaille-t-il.

Consolider les activités tout en réduisant les charges, c’est la première promesse que tient la dématérialisation. Ensuite, les enjeux sont à la mesure de la vision que les décisionnaires ont de leur entreprise. Si les secteurs spécialisés, banques ou assureurs, possèdent déjà l’équipement lourd de type LAD ou RAD et baignent depuis quelques années dans un univers dématérialisé, toutes les structures sont en mesure aujourd’hui de travailler autrement. « La dématérialisation est une approche qui ne doit pas révolutionner l’activité globale de l’entreprise. Il vaut mieux procéder par la mise en place d’une première application, par exemple la dématérialisation de factures, évaluer les bénéfices et procéder par la suite à l’ajout d’autres modules », conseille Jean-François Baudrais. Ces précautions prises, les choses sérieuses peuvent commencer : la mise à disposition intelligente de l’information pour les collaborateurs, les partenaires et les clients de l’entreprise ; une nouvelle organisation reposant sur une combinaison subtile des impératifs écologiques et financiers.