Qu’est-ce qui distingue aujourd’hui un scanner professionnel d’un scanner de bureau ?

Un scanner de bureau est conçu pour de faibles volumes de numérisation. Un scanner professionnel est destiné à traiter de plus gros volumes avec des sessions intensives de numérisation. Le premier correspond à un usage plutôt personnel tandis que le second est partagé par des groupes de travail. La différence se fait donc sur le nombre de document numérisés dans une journée mais aussi la vitesse à laquelle doit fonctionner le scanner. On ne peut pas recourir au même matériel pour numériser 500 documents en une journée ou en une heure.

A-t-on réellement besoin d’un scanner professionnel dans un environnement bureautique ?

Il faut considérer ce périphérique comme un véritable système de gestion de documents pour une entreprise. A un premier niveau, il peut s’agir simplement de gagner en espace de stockage, de fournir plusieurs façons de retrouver rapidement un document, de permettre à plusieurs personnes de travailler simultanément sur un même document, de savoir qui consulte quoi. Si l’on va plus loin, le scanner professionnel permet d’initier une refonte complète des processus métiers pour les rendre plus efficaces, avoir une plus grande réactivité face aux clients et satisfaire aux exigences réglementaires. Le choix du scanner doit toujours se faire en tenant au moins compte de la qualité des images numérisées, de la vitesse de numérisation et du nombre de documents pouvant être traités par jour. Il se trouve qu’un scanner professionnel s’installe désormais facilement (la plupart sont USB « plug-n-play ») et que son retour sur investissement est toujours très rapide. De moins en moins d’entreprises se privent de ses atouts : de 2004 à 2007, le marché français du scanner professionnel à progressé de 45 %.

Peut-on se contenter de numériser à partir d’un multifonction ?

Tout dépend de l’application qui est en jeu. Les MFP sont avant tout des imprimantes qui intègrent d'autres technologies, alors que le scanner professionnel est lui conçu uniquement dans le but de numériser des documents. Si le nombre de documents à traiter est très faible, si le déplacement des collaborateurs dans l’entreprise, la méthode de travail et la gestion des documents ne sont pas critiques pour l'entreprise, alors un multifonction offre la solution la plus appropriée. Attention toutefois, lorsqu’un MFP est utilisé pour ses autres fonctions, notamment l’impression, il ne peut pas numériser. Inversement, si quelqu'un lance la numérisation d'un lot de 100 documents, le MFP ne sera pas disponible à l'impression pendant un bon moment...

Quelles précautions prendre en matière de sécurité avec un scanner professionnel ?

Ce périphérique est souvent relié à un seul PC et ne présente pas de faille potentielle de sécurité. En revanche, lorsqu’il est connecté sur le réseau, il doit exploiter les protocoles de sécurité standards et ceux en vigueur dans l’entreprise.