Samsung Electronics France a choisi la solution Esker DeliveryWare pour automatiser l’envoi de plus de 250 000 factures annuelles. Réalisé par l’intégrateur Aegis Consulting, partenaire certifié Esker, ce projet a permis à Samsung Electronics France de réduire de plus de 10 % ses délais de règlement client (ou DSO – Days of Sales Outstanding) et d’améliorer la traçabilité de ses factures.

Le besoin

Pour cette entité de la taille d’une PME, devant répondre aux critères de rentabilité d’une multinationale telle que Samsung Electronics, envoyer en temps et en heure ses 250 000 factures annuelles avec un délai de recouvrement réduit constitue un enjeu stratégique. Faute de ressources suffisantes en interne, ces 250 000 factures étaient gérées de façon manuelle : impression au siège et mise sous pli, affranchissement et remise en poste confiées à un prestataire externe. Ce processus générait son lot de dysfonctionnements habituels et de perte de temps : problèmes de bourrages et de consommables, défauts d’impression, factures qui partaient parfois avec plusieurs jours de retard ou n’arrivaient pas à destination, nécessité de renvoyer des copies certifiées conformes à certains clients, etc. Afin d’améliorer ses flux financiers et de s’inscrire dans un contexte global de satisfaction de ses clients, Samsung Electronics France souhaitait donc se doter d’une solution lui permettant d’automatiser et d’externaliser la totalité de son processus de facturation.

La solution

Pour répondre à cette problématique, Samsung Electronics France a choisi de mettre en place la solution Esker DeliveryWare avec l’intégrateur Aegis Consulting. Déployée en un mois sans ressources en interne, ni modification des applications existantes, Esker DeliveryWare permet aujourd’hui :
• Une intégration au logiciel SAP — les factures issues de SAP sont directement prises en charge par Esker DeliveryWare.
• La mise en forme et la composition automatique des documents, selon des règles pré-définies par Samsung et Esker.
• La transmission automatique au centre de production d’Esker où les factures sont imprimées en couleur recto verso, mises sous pli, affranchies et remises en poste. Concrètement, l’édition de factures se fait à distance chaque nuit. Esker reçoit les fichiers et en fait l’expédition, soit sous format papier, soit sous format EDI.

"Esker DeliveryWare nous a permis d’optimiser notre processus de facturation de bout en bout et d’améliorer notre DSO. Nous savons à chaque moment où en sont nos factures, nous pouvons facilement modifier la mise en forme, nous avons supprimé notre stock de papier en-tête, etc... Et tout ceci sans modification de notre système informatique, ni maintenance du fait de la rapidité et de la simplicité de mise en œuvre de la solution" souligne Alain Thevenelle, Directeur Administratif et Financier de Samsung Electronics France. "Au-delà du traitement des factures, nous souhaitons aujourd’hui utiliser Esker DeliveryWare pour automatiser et externaliser d’autres flux de documents en sortie de SAP, tels que nos relances clients, ou encore pour gérer nos flux entrants de documents".