Alors que les technologies Web 2.0 ont le potentiel pour améliorer l’efficacité, la communication et la résolution de problèmes au sein de l’entreprise, les inquiétudes persistent du point de vue de la sécurité, de la confidentialité, voire dans certains pays, des incompatibilités juridiques ou culturelles. L’un des meilleurs moyens pour faire face aux données non sécurisées est de mettre en place des politiques de sécurité strictes qui, doivent être cependant bien conçues, pour ne pas limiter la liberté des salariés ni amoindrir l’efficacité de l’entreprise. Or, la sécurité des informations est aujourd’hui une problématique sensible au sein des entreprises. Mais où fixer la limite entre une infrastructure totalement dépourvue de systèmes de sécurité et verrouiller l’ensemble de ses flux d’information au point de ne plus pouvoir rien faire ?

Jessica Staddon, Responsable sécurité au PARC, le centre de recherche américain de Xerox, travaille actuellement sur la conception de logiciels permettant aux entreprises d’envoyer des documents hors de l’entreprise dépourvus d’informations sensibles. Par exemple, le logiciel Intelligent Redaction permet de relire un document en alertant automatiquement le lecteur que celui-ci contient des informations sensibles comme des noms de personnes, des coordonnées ou des numéros de sécurité sociale. Le lecteur peut alors décider du degré de confidentialité de ces informations et des personnes autorisées à le lire.

Jusqu’à 85 % des données d’entreprise sont contenues sous formats non structurés, difficiles à gérer. Il faut collecter ces informations, s’assurer de posséder tous les documents pertinents, puis les vérifier et les traiter un à un selon le type de fichiers requis. L’augmentation du nombre d’informations non structurées a conduit les organisations à s’intéresser aux différentes innovations technologiques menées dans ce domaine. BAE Systems, acteur britannique du secteur de la défense, a décidé d’installer un logiciel de recherche exploité par la société Autonomy, après avoir découvert que 80 % de ses salariés perdait chaque jour 30 minutes à rechercher des informations sur le réseau de l’entreprise. Le logiciel Autonomy permet de structurer et de déstructurer les contenus dans différents formats, y compris l’Intranet de l’entreprise et 10 000 flux d’actualité, sans intervention manuelle.

Les entreprises gagnantes seront celles qui réussiront à gérer le difficile équilibre entre les données structurées et non structurées. Or, la croissance des entreprises repose essentiellement sur des idées porteuses de valeur. Pourtant une grande partie de cette valeur - l’information - est constamment exposée à de nombreux risques. Le principal challenge auquel doivent faire face les entreprises aujourd’hui est de savoir ce que deviennent les documents et leur contenu après avoir été consultés par des utilisateurs autorisés. Or, la majorité des cadres supérieurs n’en sait rien.