Toutes les études le montrent, MFP et couleur font recette dans le monde de l’impression bureautique. Pour le SNESSI, l'année 2006 aura marqué l'avènement des multifonctions sur le marché français. Depuis, les ventes de ces périphériques restent soutenues, les modèles couvrent un large spectre d’usages et leurs fabricants mobilisent ressources et savoir-faire pour ne pas se laisser distancer par une concurrence très active. Désormais lié à la gestion du document dans l’entreprise, le multifonction est un élément stratégique. Pourtant son potentiel est encore loin d’être entièrement exploité. Des quatre grandes fonctions du multifonction, c’est l’impression qui est la plus utilisée. Numérisation et copie demeurent sous exploitées tandis que la télécopie est en voie d’extinction. Alain Mestriaux, responsable des solutions documentaires chez Lexmark, confirme cette tendance : « les études que nous avons réalisées avec Ipsos sont révélatrices. On sait notamment qu’en 2007, 61% des PME françaises se sont équipées d’une imprimante multifonction, mais que seules 2 entreprises sur 10 ont encouragé leurs collaborateurs à l’utiliser pour numériser les documents et partager l’information. Nos enquêtes soulignent aussi que les PME sous utilisent leur MFP : 86% des tâches sont dédiées à l’impression, 43% à la photocopie et seulement 16% à la numérisation ». Du coup, en dépit des baisses de prix du matériel, de nombreux responsables s’interrogent encore sur le retour sur investissement des multifonctions. Avec des modèles techniquement à la pointe en termes de vitesse et de qualité d’impression couleur ou monochrome, l’offre couvre tout le marché. « L’usage que l’on peut faire du multifonction différencie désormais les propositions des constructeurs », constate Alain Mestriaux. « Choisir un MFP en fonction des usages et non de la technologie, suppose généralement que l’on a bénéficié des conseils du constructeur, même si à travers les autres canaux d’acquisition il est possible d’obtenir quelques informations sur ces usages », souligne-t-il. La plupart des utilisateurs savent imprimer, copier et numériser, mais tous n’ont pas forcément conscience des potentialités des multifonctions. Plus gênant, certains responsables de parcs n’exploitent pas la polyvalence des machines au moment de réorganiser leur flotte … remplacer un copieur par un MFP là où on ne fait que de la copie n’a pas de sens, pas plus que de changer les imprimantes personnelles par de petits multifonctions. L’absence de politique d‘impression favorise ces dysfonctionnements. La finalité d’une véritable rationalisation est de réaliser des économies, mais aussi de permettre de travailler dans de meilleures conditions en créant notamment de nouveaux usages. Un changement d’organisation qui n’est possible que si des services d’audit évaluent d’abord les usages en cours. Au cœur des grandes orientations se trouve la gestion documentaire. Et à chaque constructeur sa méthode pour convaincre les clients des atouts des multifonctions. Sans être des applications d’audit, les Extended Portfolios d’HP viennent assister les utilisateurs dans l’évaluation de leurs besoins en dressant un état des lieux des solutions d’impression, en proposant des démarches d’optimisation, en mesurant les impacts et en chiffrant les économies réalisées avant de proposer de nouvelles organisations des flux de documents. Lexmark propose pour sa part une approche intégrée de la gestion documentaire en recommandant et en déployant des applications et des services qui accordent l’architecture d’impression et les besoins opérationnels. Konika Minolta prône une cinquième dimension entièrement dédiée à la gestion du document. Ricoh présente le multifonction comme le point d’entrée de l’information non structurée. Canon, Samsung, Sharp et Xerox mettent en avant de nouveaux langages permettant d’adapter l’interface d’un MFP aux besoins métier de l’entreprise. Reste à convaincre et accompagner les préconisations de réelles solutions et de bonnes pratiques qui introduiront de nouveaux usages.