La nécessité d'améliorer les processus de circulation, de partage et de recherche de l’information dans l’entreprise conduit à organiser le document. C’est l’un des fondements de la GED, gestion électronique de documents, attachée depuis bien des années à formaliser et encadrer le cycle de vie des données numérisées. Mais si l’acronyme GED reste encore souvent synonyme de complexité, il existe des approches simplifiées pour créer, gérer, diffuser, conserver et archiver les documents. Placés idéalement en amont et en aval de ces processus, les concepteurs de solutions d’impression se démarquent dans la création et la diffusion du document avec leurs multifonctions transformés en pivots de l’information. Les suites logicielles de ces constructeurs renferment des outils qu’il ne faut pas négliger. Il y a en premier lieu un niveau zéro de la GED, celle qui est réalisée sans indexation mais plutôt à travers une manipulation de dossiers et sous dossiers, en un mot d’arborescence, grâce à laquelle l’utilisateur range ses données. Le MFP devient alors un point d’entrée dans un espace de travail personnalisé et accessible depuis le périphérique ou à partir d’un ordinateur connecté.

Si l’on veut dépasser cette forme basique de gestion, l’indexation est obligatoire, auquel cas des applications comme Acrobat peuvent rendre de précieux services. En associant, un multifonction et un logiciel de numérisation et d’OCR, les cabinets d’avocats sont en mesure de produire des fichiers PDF directement exploitables avec une fonction d’indexation dans Acrobat. La solution coûte moins de 2000 euros formation comprise et permet d’exploiter beaucoup mieux la fonction capture des multifonctions avant de se servir des fonctions collaboratives d’Acrobat. Il existe d’autres approches, mais standardisation du PDF oblige, l’indexation d’un document se fait désormais de plus en plus simplement à partir du couple MFP Acrobat : un titre, un sujet, un auteur et quelques mots clés saisis au moment de la numérisation préparent le terrain de la GED, quitte à pousser plus loin la personnalisation de l’index et les possibilités de gestion en exploitant les nouvelles fonctions de la version 9 d’Acrobat. Voilà une organisation adaptée à des petits groupes de travail dont les membres ne cherchent pas nécessairement à mettre en place une GED professionnelle mais cherchent simplement à accéder plus facilement à leurs documents et les classer. Que l’on utilise une "grande ou une petite" GED, la phase d’acquisition du document est primordiale et doit se faire intelligemment : l’effort de recherche est toujours inversement proportionnel à l’effort d’indexation. Dans la perspective d’évolutions ou dans une approche un peu plus globale, des logiciels tels qu’Acrobat risquent de montrer quelques limites. Il faut se tourner alors vers les préconisations des constructeurs. Ceux-ci peuvent proposer des solutions d’entrée de gamme mais qui introduisent néanmoins des fonctions de gestion de droits d’accès au fonds documentaire, fonctions que ne sait pas gérer Acrobat. En montant de plusieurs crans dans les caractéristiques techniques des applications, des logiciels comme Alchemy ou Itsoft.Share assurent une gestion globale des flux de documents dans l’entreprise mais coûtent plus cher. Et à un niveau encore supérieur on trouvera des FileNet, Open Text ou Documentum qui restent très pointus et spécialisés surtout dans la gestion de contenu. Entre des produits d’entrée de gamme proches d’assistants bureautique et des applications plus lourdes inscrites dans les processus métiers, une voie médiane s’ouvre à travers les espaces de stockage mis gratuitement à disposition sur le Net et qui devraient généraliser à court terme la GED en ligne.