Petite ou grande, à chaque entreprise ses choix de topologie et toute l’organisation qui en découle. « Rares sont les parcs homogènes, mono marque et construits autour d’un seul et même modèle », rappelle Géraldine Gaspard, chef de produits chez Océ. Conséquence logique d’un marché de l’impression particulièrement riche en innovations, certaines flottes sont marquées par l’hétérogénéité quand d‘autres apparaissent plus ordonnées dans les choix de leur déploiement. Ajouts, remplacements et échanges de matériels sont autant de casse-têtes pour les responsables de parcs. Surtout s’ils ne disposent pas des bons outils de gestion ni de l’expertise et des ressources que peuvent lui fournir les constructeurs. « Lorsqu’on arrive chez un client, on prend en compte l’ensemble de ses problématiques », explique Géraldine Gaspard. « Nous passons en revue les imprimantes personnelles, les multifonctions et tout le matériel en place, Océ ou non, l’objectif étant de décortiquer l’organisation avant d’inclure tous les modèles identifiés dans un parc où chaque élément pourra être administrable à distance, où l’on sera en mesure de faire du monitoring, de récupérer les compteurs et de gérer les consommables », développe-t-elle. Océ part en effet d'une analyse quantitative des coûts d'impression et d’une étude qualitative des habitudes de travail et des besoins des utilisateurs avant de mettre en place un projet de rationalisation. « Lorsqu’on observe deux ou trois constructeurs présents sur un même parc, nos outils nous permettent de déterminer quels sont les modèles les plus sollicités et d’avoir une gestion globale de la visibilité des fonctions impression, copie et numérisation pour proposer des solutions matérielles et logicielles », confirme Bruno Archambeau, business development manager chez Océ. Le constructeur néerlandais intervient sur des parcs de toute taille, de la micro entreprise aux grands comptes ou administrations organisés en plusieurs sites.

Une rationalisation pas à pas

Pour prendre les bonnes décisions de dimensionnement, les forces de vente d’Océ sont équipées d’outils capables d’analyser les compteurs globaux de copie, d’impression, de travaux en couleur et en noir et blanc, de numérisation et de télécopie puis de fournir un reflet fidèle du parc par marque et par modèle. Ce premier niveau d’analyse est entièrement géré par le commercial Océ qui, à partir d’une clé USB, va relever toutes les caractéristiques des périphériques connectés. Une prise de pouls qui livre les volumes d’impression sur le mois ou l’année et dresse la cartographie précise du parc par copieurs, imprimantes et multifonctions. L’utilisation d’outils plus élaborés permet aussi d’analyser plus précisément les parcs sans oublier les matériels qui échappent au réseau lorsqu’ils sont branchés sur port parallèle ou USB. Les données recueillies servent également à mettre en évidence les engorgements et les gaspillages en identifiant les appareils sous et sur utilisés. Pour être complet, la bonne conduite du changement repose selon Océ sur des questionnaires web des habitudes des utilisateurs et des interviews de responsables et de collaborateurs clés ou atypiques dans l’organisation de l’entreprise. Ce degré supplémentaire d’audit fait remonter des informations précieuses sur les processus métiers et les habitudes des utilisateurs. « Il est toujours très constructif de confronter la vision qu’ont les personnes de leur impression aux résultats fournis par les relevés de compteurs : le fossé entre ce que l’on croit imprimer et ce que l’on imprime en réalité permet de commencer à sensibiliser les utilisateurs aux économies », constate Géraldine Gaspard. « Dès lors que les éléments décisionnels sont en leur possession, nos commerciaux proposent au client des solutions de rationalisation et la mise en place de solutions logicielles et matérielles très affinées. Toutefois, l’objectif n’est pas de révolutionner l’environnement de l’entreprise mais d’avoir une démarche de rationalisation pas à pas et accompagner le client au fil des années s’il le faut : le changement des habitudes des utilisateurs est certainement la phase la plus délicate et en tout cas celle qui demande le plus de temps, une rationalisation trop abrupte et trop soudaine serait inopportune pour le client », précise-t-elle.