Adobe parviendra-t-il à imposer Acrobat dans tous les bureaux comme il l’a fait avec le PDF ? La version 9 d’Acrobat, tout juste présentée au début du mois de juin, a pour le moins l’intérêt de faciliter la gestion globale des documents et cela, bien plus que ne faisaient les versions précédentes. Depuis la sortie d’Acrobat 6, Adobe a la volonté de bâtir une véritable plate-forme de gestion, d'édition, d'identification, de consultation et de suivi documentaire. De mouture en mouture, les fonctions ont gagné en puissance mais pas forcément en simplicité d’usage. La dernière version d’Acrobat vient combler cette lacune en rendant plus transparentes des opérations qui étaient jusqu’à lors difficiles voire impossibles à réaliser ou dont les commandes étaient mal identifiées dans les menus de l’application. A la fois plus abordable et plus riche dans sa version 9, Acrobat possède également l’atout d’un logiciel qui sait exploiter beaucoup mieux que ses concurrents les possibilités du format vectoriel PDF et de son langage de description. Et la longueur d’avance est suffisante pour faire d’Acrobat une alternative sérieuse tant que les besoins en GED ne requièrent pas la prise en compte du workflow des documents, chasse gardée des plates-formes plus lourdes du type Documentum ou Alchemy. Un avantage d’autant plus précieux que les fonctions d’indexation d’Acrobat permettent de répondre aux problématiques basiques de la plupart des PME - une recherche en texte intégral à partir de mots clés dans des fichiers PDF stockés dans un dossier, un répertoire ou un disque dur - et que la grande majorité des multifonctions et scanners dispose de la fameuse fonction scan to PDF.

Une intégration multi format

Les nouveautés d’Acrobat 9 viennent enrichir ce contexte favorable. A commencer par le portfolio ou porte-documents, un concept qui permet de créer un fichier PDF pouvant lui-même contenir d’autres fichiers qui ne sont pas nécessairement au format PDF. Alors qu’il fallait auparavant transformer la totalité des fichiers au format PDF avant de les indexer, le portfolio fournit à Acrobat l’intégration multi format qui lui manquait. Mieux, les opérations d’indexation sont désormais transparentes et ne requièrent plus l’intervention de l’utilisateur. Ainsi, un portfolio constitué de fichiers qui conservent leur format d’origine (traitement de texte, morceaux de musique, images, vidéo) voit son contenu indexé automatiquement. Outre la facilité de manipulation et le gain de temps, le portfolio révèle tout son intérêt dans le cadre d’échanger des fichiers. Au moment de partager des projets il n’est en effet plus nécessaire de fournir l’arborescence sur laquelle porte l’indexation d’un portfolio. Des échanges désormais facilités par le nouveau portail Acrobat.com qui privilégie espace de stockage, services en ligne et fonctions collaboratives. Autre nouveauté de la version 9, Clearscan, un nouveau moteur d’OCR qui améliore la qualité de reconnaissance en vectorisant les textes numérisés tout en allégeant le poids des fichiers traités. Adobe a d’ailleurs revu ses macros afin qu’au moment de l’acquisition s’ouvre une boîte de dialogue optimisant les résultats de la numérisation.

Flash en natif

Parmi les autres points forts d’Acrobat 9, signalons la convergence des formats PDF et Flash qui autorise, par exemple, l’incorporation de vidéos dans un fichier PDF sans que le fichier résultant nécessite un codec ou un reader spécialisé pour être lu par la suite. L’usage des formulaires électroniques et leur construction à partir d'un document transformé au format PDF sont pris en charge par un assistant qui analyse toutes les zones susceptibles de devenir les champs de saisie et les traitent automatiquement dans un éditeur. Un nouveau moteur de comparaison permet quant à lui de confronter les versions différentes d’un même document. Enfin, après Word et Outlook, Acrobat 9 s’invite dans les menus de Powerpoint sous la forme de la macro Presenter. Parallèlement, Acrobat se dote de ses propres outils de présentation : ajout d’en-têtes et de pages de présentation, modèles de couleurs, navigation de type ITune, le portfolio bénéficie d’éléments de mise en scène qui déterminent la façon dont un document sera vu et consulté par ses lecteurs.