La numérisation prendra-t-elle un jour le pas sur l’impression ? Si la tendance à dématérialiser se poursuit dans les cabinets d’experts comptables, on pourrait effectivement assister non pas à la mort de l’impression que l’on prédit depuis quelques lustres, mais à une répartition des usages à partir de laquelle l’acte d’imprimer deviendrait une opération totalement cadrée. Le document numérique est au bureau le support essentiel de travail et il y a de grandes chances qu’il le devienne aussi à l’extérieur. Dans ce contexte, le scanner est un élément stratégique de l’organisation. Pour numériser bien sûr, mais pour jouer également un rôle de pivot dès lors qu’il est intégré à un multifonction. Le MFP est un outil de modernisation des méthodes de travail à mettre en perspective par rapport au marché technologique sur lequel il évolue : aujourd’hui l'email est devenu incontournable et les fonctions "scan to" sont sur le point d’enterrer définitivement le fax. Si le multifonction gagne ses galons de station de numérisation dans l’environnement bureautique, pour des applications de type GED et des traitements de volume plus importants, il doit toujours s’effacer devant le scanner de production encore appelé scanner professionnel.

MFP versus scanner professionnel

Outre leurs caractéristiques techniques, multifonction et scanner de production se distinguent par la nature des documents numérisés. Un scanner de production possède la capacité de traiter sans dommage des documents hétérogènes en taille, en épaisseur et en état. La numérisation se fait en recto verso et en un seul passage par l’intermédiaire de deux scanners intégrés. Autre point, la détection par un système à ultra son des feuilles alimentées accidentellement l’une sur l’autre, ce qui permet de s’assurer que le nombre voulu de pages ont bien été numérisées. Un scanner de professionnel sait également traiter facilement les images à la volée tout en déterminant automatiquement leur taille et, surtout, sait améliorer la qualité d’écriture des documents pour optimiser les processus d’OCR. Le marché des scanners professionnels peut être divisé en 5 pôles. Il y a d’abord le segment groupe de travail avec des modèles personnels de 25 ppm assurant un traitement maximal de 1 500 pages par jour puis le segment départemental des 40 ppm et 5 000 pages par jour et, enfin, la production faible, moyen et haut volume qui concerne des périphériques capables de numériser à 250 ppm des volumétries qui dépassent les 100 000 pages par jour et qui correspondent à des applications évoluées de type LAD, RAD ou ICR. Tous ces modèles n’ont en revanche pas besoin de numériser à une haute résolution. Les 300 dpi sont largement suffisants pour la plupart des travaux sachant que même des scanners simples atteignent communément les 1200 dpi. A l’instar de la vitesse de numérisation et de la robustesse, les performances optiques sont très importantes, notamment la précision des capteurs CCD qui doivent être capables d’identifier des zones complexes et de très petits caractères. De son côté, le scanner d’un MFP n’atteint pas de telles cadences mais peu tenir la comparaison en terme de qualité à condition d’avoir la bonne machine. Un multifonction de type départemental saura en effet numériser comme le fait un scanner professionnel mais pas un MPF à moins de 1000 € qui, lui, est équipé d’un scanner grand public.Pour autant, l’usage d’un multifonction d’entrée de gamme se justifie dès lors que l’on ne dépasse pas la numérisation d’une quinzaine de pages par jour et qu’il s’agit de documents simples. L’écueil principal que rencontre le MFP n’est donc pas tant la qualité de numérisation que le nombre et l’hétérogénéité des documents traités pour la mémoire de du cabinet d’expert comptable. Sans compter la monopolisation du périphérique qui ne peut alors ni imprimer ni faxer. Comme les usages dictent souvent les choix, le critère de la volumétrie devrait définitivement départager les deux types de scanners. A moins de les faire cohabiter harmonieusement.