A chaque fournisseur de solutions d’impression son canal de distribution. Certains fabricants sont en prise directe avec leurs clients, d’autres s’en remettent exclusivement à leurs réseaux de distributeurs, d’autres encore marient les deux approches. Ces choix commerciaux et organisationnels déterminent les possibilités pour les entreprises de procéder à leurs achats stratégiques mais surtout à leurs achats de fonctionnement. Les outils mis à leur disposition couvrent la plupart des demandes, à commencer par l’e-procurement qui englobe l'ensemble des solutions logicielles auxquelles l'entreprise recourt pour acheter en ligne. En aval des opérations d’e-sourcing (recherche d'informations sur les produits et les fournisseurs), l'e-procurement rationalise les processus d'achats en s'appuyant sur des catalogues électroniques et accompagne les transactions d’achat de l’expression des besoins à l’émission du bon de commande. Plus simple à utiliser et à mettre en place que les progiciels, l'e-procurement optimise la gestion de la chaîne d’approvisionnement. En jouant sur les leviers de réduction des coûts, l’e-procurement peut espérer ainsi réduire de 15 à 20 % les frais occasionnés par les achats. Comment les concepteurs de solutions d’impression font-ils écho à ce changement des pratiques traditionnelles d’achat ? Pour les grands comptes pas ou peu de problèmes, les constructeurs d’imprimantes et de multifonctions traitant en frontal avec ces organisations avec toutes les latitudes commerciales que cela suppose. Les grandes entreprises et administrations n’ont toutefois pas attendu l’e-achats pour mettre en concurrence les fabricants à travers des appels d’offres et les contraindre à se plier à leurs politiques d’approvisionnement : avec ces technologies, elles sont en mesure d’harmoniser beaucoup mieux leurs processus d’achat et de faire d’autres économies.

Pour les PME et PMI, les solutions sont plus pauvres mais tendent tout de même à se multiplier. Les places de marché se sont ainsi généralisées ces dernières années offrant aux petites structures les avantages de la mutualisation pour tenter de peser un peu plus auprès des constructeurs. La vague de dématérialisation a également favorisé l’adoption de nouveaux comportements, notamment grâce à la législation du code des marchés publics qui impose des échanges d’offres dématérialisées entre les collectivités locales et les prestataires mais aussi grâce à de la modernisation des plates-formes d’e-commerce. Le distributeur de papier Inapa, par exemple, a construit sur son site un espace de commandes réservé, personnalisable et… gratuit. Cette petite place de marché est une illustration d’échanges intelligents : mise en ligne de catalogues, commandes cryptées, visualisation en temps réel des stocks, guides techniques, validation des commandes de collaborateurs, liste personnalisable de produits, etc. Malgré le vieil adage commercial voulant qu’il n’existe pas de petits et de gros clients mais seulement des clients, on constate que bon nombre d’acteurs du monde de l’impression peinent encore à mettre en place un système d’échanges ouvert à tous. Au cœur de ces lacunes, la politique de distribution définie par chaque constructeur. Entre un Dell qui mise sur la vente directe tout en développant des programmes "partenaires" et un Lexmark qui multiplie sur son site outils d’aide à la décision et catalogues tout en privilégiant son réseau de distributeurs, les visions ne sont pas si éloignées. « Nous sommes persuadés que l’e-procurement doit être accessibles aux PME et PMI mais notre logique est de servir de relais entre nos clients et nos partenaires et d’impliquer ces derniers dans des services d’approvisionnent et d’achat », souligne Alain Mestriaux, chef de produit chez Lexmark. D’autres constructeurs ont choisi la voie médiane qui consiste à ménager les deux canaux de vente. Quant au client, de plus en plus au fait de la variété de sources d’approvisionnement, il peut consolider sa gestion des achats avec des logiciels au fonctionnement intuitif comme, par exemple, Watchdoc de Doxense et IOP de Macro4.