Les multifonctions et presses numériques de Konica Minolta répondent aux exigences de la norme ISO 11798 selon l’organisme officiel de certification SP Technical Research Institute of Sweden. Ses équipements assurent ainsi l’impression de documents d’une qualité stable sur le long terme, indispensable notamment dans le cadre d’archivage.

La norme internationale ISO 11798 décrit les prescriptions et méthodes d’essai pour la permanence et la durabilité de l’écriture, de l’impression et de la reprographie sur des documents papier. Les matériels normalisés peuvent alors être utilisés pour la conception et la production de documents papier durables et permanents : les images ou documents subissent peu ou pas de changements dans le temps, ils conservent leurs propriétés de lisibilité. La norme ISO 11798 est principalement destinée à l'écriture, l'impression et la copie de documents inaltérables et s’applique plus particulièrement aux encres et toners. Cette norme favorise la normalisation des archives. Les exigences sont énoncées en termes de clarté, résistance à l'eau, transfert d'image enregistrée, résistance à l'usage, résistance à la chaleur, effet de l'enregistrement sur la résistance mécanique du papier.

Selon Marie-Dominique Parchas, du Bureau de la conservation matérielle et des constructions des Archives de France, quelques précautions supplémentaires peuvent être prises indépendamment du constructeur afin d’assurer une meilleure longévité du document imprimé :
- Utiliser du papier permanent répondant à la norme ISO 9706, le grammage devant être compris entre 80 et 100g/m².
Utiliser des encres stables dans le temps et neutres ou répondant à la norme ISO 11798.
- Protéger les documents et le stock de papier de la lumière, de la poussière et des polluants dans des conditions normales de température et d’humidité en assurant la stabilité de l’environnement.
- Filtrer les UV contenus dans la lumière du jour, les lampes fluorescentes (type néon) et éviter les lampes incandescentes à halogène (source de chaleur).
- Éviter d’installer les imprimantes près des fenêtres (lumière et chaleur).
- Le niveau d’éclairement ne doit pas dépasser 36 000 lxh par an (nombre de lux par le nombre d’heures d’expositions à la lumière) soit une durée d’exposition de 90 jours / 8h par jour.

Au terme d’un accord exclusif, Xerox Corporation et GreenPrint Technologies lancent conjointement, GreenPrint Enterprise, une offre logicielle destinée à encourager les entreprises à réduire les gaspillages liés aux activités d’impression. L’outil analyse toutes les pages d’un document envoyé au système d’impression puis détecte et supprime les éventuelles sources de gaspillage (une page contenant seulement une URL, une bannière publicitaire ou un logo). GreenPrint autorise également la suppression des pages, des images ou des textes d’un simple clic avant l’impression. Proposé en téléchargement gratuit pour l’achat d’une Phaser 8560 ou 8860, le logiciel (44,50 euros ht) est également accessible aux clients ayant acquis l’une de ces deux gammes de systèmes d’impression depuis novembre 2007. Parallèlement, Xerox propose son Sustainability Calculator pour mesurer l’impact global des technologies documentaires sur l’environnement. Cet outil permet d’identifier les différentes possibilités qui s’offrent à l’entreprise afin d’en limiter les effets tout en réduisant les coûts inhérents. Il évalue l’environnement bureautique, habituellement composé d’imprimantes, de copieurs et de systèmes multifonctions, et calcule les économies potentielles en termes d’énergie, de papier, de déchets solides, d’eau, d’air et d’émissions de gaz à effet de serre. Une version limitée de cet outil est disponible ici.