DDB, 3ème groupe de communication en France, emploie 1500 personnes réparties à travers 50 sociétés, la presque totalité d’entres elles étant regroupées dans un même bâtiment au cœur de Paris. DDB Link, créée il y environ 10 ans par DDB et basée au siège social, regroupe les activités supports et services transversaux du groupe (achats, communication, DRH, finances et contrôle de gestion généraux, informatiques, et juridiques). DDB Link répond donc aux demandes des filiales transformées tout naturellement en clients et se positionne comme un véritable prestataire de services.

En 1999, les filiales du groupe DDB géraient encore chacune de leur côté leurs achats d’impression alors qu’elles avaient les mêmes besoins et les mêmes exigences. La création d’un centre de reprographie s’est imposée comme une question de bon sens, d’optimisation et correspondait à un réel besoin des clients internes. Le service achats de DDB Link a donc lancé un appel d’offres en collaboration avec le service informatique pour la mise en place d’une solution de mutualisation.

« La maîtrise des systèmes d’impression n’étant pas notre cœur de métier, nous avons conclu un contrat de services avec Facilitess, explique Laetitia Fizet, responsable des achats pour le groupe DDB. Cet intégrateur gère la charge du fonctionnement de l’atelier de reprographie et du parc libre service, mais également la gestion de la relation avec les constructeurs. Il est le garant de la bonne application du contrat. » Le service reprographie est implanté au siège social du groupe DDB pour des raisons de confidentialité mais également pour répondre au fort besoin de réactivité des agences internes.

Une articulation en trois points

L’originalité du système mis en place par DDB repose principalement sur trois points. D’abord un outil de workflow, développé par DDB Link sous Lotus Notes et partagé par l’ensemble des clients internes. Cet outil est en charge des transferts de fichiers destinés à l’impression, leur cotation, l’accusé réception client et la facturation. Ensuite, un partage des prestations matérielles entre les deux constructeurs Canon et OCE, le bon fonctionnement de l’ensemble étant garanti par l’intégrateur. Enfin, un choix homogène des équipements, et cela quel que soit le lieu d’implantation, pour industrialiser les process de maintenance, de gestion des consommables et d’interchangeabilité.

« Aujourd’hui toutes les tâches nécessitent la présence d’un opérateur car les travaux d’un groupe de communication sont une affaire de haute couture, précise Laetitia Fizet. L’impression est notre outil de production et le facteur humain conserve évidemment une place très importante compte tenu de ses facultés d’imagination et d’innovation. L’intégralité de ces tâches est déléguée au prestataire qui garantit le zéro défaut grâce à un suivi terrain quotidien, la tenue de tableaux de bord et l’existence d’un stock tampon permanent.»

En concrétisant une offre de services jusqu’alors inexistant, DDB Link parvient à réduire considérablement les coûts par effet d’augmentation du volant d’activités. En 1999, au moment du premier appel d’offres, la mutualisation avait déjà permis de dégager une économie de 50%. Depuis, DDB Link enregistre des diminutions de prix régulières. Celles-ci sont liées à la centralisation, qui s’étend d’années en années, à l’impact des nouvelles technologies sur les tarifs constructeurs, à une meilleure gestion des consommables, et enfin, à une connaissance plus fine des demandes clients qui permet au service achats de négocier des gammes de produits similaires.