« Aujourd’hui, la grande majorité des sociétés, et en particulier les grands comptes, reconnaissent qu’il existe des réductions de coûts possibles au niveau de la gestion du système d’impression, mais la plupart ne connaissent ni leurs besoins, ni leurs acquis. En outre, elles sont surtout ignorantes des coûts associés et cachés », explique Cécile Drew, analyste au Gartner. Et même si de plus en plus d’entreprises commencent à évaluer leurs coûts cachés au niveau des consommables, du support et de la maintenance, plus de 28 % d’entre elles (France, Allemagne et Grande-Bretagne) ne connaissent pas les offres de services externes dans le domaine de l’impression, selon une étude réalisée l’an dernier par le cabinet d’analyse Gartner. Pourtant, « les services externalisés peuvent s’avérer rentables », assure Cécile Drew.

Au-delà du principal facteur de réduction et du contrôle des coûts, les PME/PMI et les grandes entreprises peuvent également trouver d’autres bénéfices pour se tourner vers une société de service. Ainsi, la gestion externalisée soulage une partie du personnel IT (qui peut alors être réaffectée à d’autres tâches) et adapte le matériel aux besoins, ce qui a pour conséquence logique d’améliorer la productivité des salariés. Seules la sécurité et une gestion interne efficace déjà en place freinent parfois ce choix. Cependant, après avoir réalisé un audit incontournable, ainsi qu’après avoir signé un contrat de service, plus de la moitié des entreprises échouent encore à mettre en oeuvre une politique de contrôle et d’usage du système d’impression.

Ces échecs proviennent souvent d’un manque de communication, de formation et d’apprentissage au sein du pool de salariés de l’entreprise. Il est primordial de communiquer et d’accompagner les utilisateurs tout au long des changements issus d’une restructuration du système d’impression. Finalement, le marché des MPS (Managed Print Services) est encore loin d’être mature en Europe, avec toutefois une meilleure pénétration au Royaume-Uni, de par leur culture beaucoup plus en adéquation avec l’outsourcing et l’infogérance.

Parmi les dix principaux vendeurs de l’année 2005, l’étude du Gartner publiée en mars dernier classe Hewlett-Packard, Epson et Canon en tête de liste. Viennent ensuite dans l’ordre, Lexmark, Brother, Samsung, Dell, Kodak, Xerox et Kyocera. HP caracole en tête avec pas moins de 40 % de parts de marché sur le secteur des imprimantes et MFP (Multifonctionnal Printer) jet d’encre. Il faut dire que l’augmentation des vitesses d’impression et la facilité d’utilisation de ces matériels favorisent leur déploiement.

Très agressives d’un point de vue tarifaire, les MFP séduisent les PME, les agences ou certains services départementaux en s’affirmant comme de bonnes alternatives aux « simples » imprimantes mono fonction. Ainsi, plus de la moitié des unités jet d’encre vendues en 2005 sont de type multi fonctionnel. En outre, le nombre de MFP couleur double chaque trimestre en raison d’une perpétuelle baisse des tarifs et d’une base installée encore assez faible. Hewlett-Packard montre là encore son savoir faire en assurant sa première place grâce à son « Tout en un » Laserjet 2820 couleur au format A4.

D’une manière générale, les entreprises adoptent ce genre de périphériques en remplacement de leur produit monochrome. Cela avec une progression constante. D’ailleurs, d’ici 2009, les MFP imprimant en couleur et au format A4 compteront pour 35 % de l’ensemble des équipements !

Selon le cabinet d’études GFK, en France Epson possède 14,5 % de parts de marché global en volume des imprimantes lasers pour l’année 2005. Et ceci grâce à une forte progression sur le segment monochrome et à sa forte implication dans le domaine de la couleur. Cette progression s’explique principalement par un accueil très favorable de son modèle d’imprimante réversible, monochrome ou couleur, en fonction des besoins. Rappelons que le marché des imprimantes laser mono fonction en France montre une croissance de 10,3 % en 2005.

Parallèlement à l’augmentation du nombre d’impressions et à la diminution du nombre de copies dans les entreprises, on peut noter une forte normalisation du format A4. « Plus de 95 % des impressions sont faites en A4 par rapport au A3 », déclare Michael Jung, chef de marché multifonction monochrome laser chez Lexmark. Ceci s’explique principalement par une différence importante au niveau du coût d’achat, une machine A4 étant trois fois moins chère qu’une machine A3. « Ce qui pousse vraiment le marché, c’est la couleur et les MFP positionnés sur le format A4. Le A3 a tendance à disparaître surtout en Europe aux profits des impressions A4, à l’inverse du Japon où le A3 est encore important », explique Cécile Drew, analyste au cabinet d’études Gartner.