Qu’importe l’infrastructure en place et son mode de fonctionnement, c’est souvent l’opportunisme qui prime lorsqu’on évoque le possible renouvellement du parc d’impression. Bien des DSI guettent en effet le fameux point d’équilibre entre le coût de maintenance et la rentabilité du matériel pour enclencher la phase de remplacement. Une stratégie qui tend à gonfler le ROI et diminuer le TCO mais qu’il vaut mieux éviter en raison des tempêtes organisationnelles qu’elle peut très vite provoquer. Le changement ne s’improvise pas ou peu. Dans tous les cas, il doit être confirmé par les conclusions d’un audit solide. Avant de passer par cette étape, des questions simples permettent d’avoir une vue globale de la situation : qui imprime, quels types de documents, en couleur ou monochrome et dans quel format ? Préalable obligatoire, l’audit fournit un état des lieux en pointant les éventuelles incohérences et faiblesses des infrastructures. L’objectif étant d’identifier le meilleur dimensionnement possible du parc, sur fond de grand écart entre les contraintes matérielles et humaines, pour déboucher sur une rationalisation des coûts à la page et de la volumétrie. Autant dire que la tâche est loin d’être facile et qu’elle fait appel à des compétences spécialisées.

Fournisseurs ou cabinets spécialisés

Les fournisseurs de solutions d’impression ont aussi un rôle de conseil. Ces interlocuteurs, rompus aux expériences de terrain, possèdent les compétences nécessaires à la conduite d’un audit… gratuit et débouchant toujours sur une offre composée de préconisations mono marque. Une approche verticale dont l’avantage est de permettre un déploiement homogène mais dont le défaut est de ne pas être forcement très objective. Pour leur part, les sociétés spécialisées dans le conseil et l’audit possèdent une plus grande indépendance, une bonne connaissance du marché concurrentiel, des outils performants d’expertise et de contrôle mais, tout naturellement, facturent leurs prestations. Rien n’empêche d’impliquer les deux parties à travers un appel d’offre qui établit clairement volumes d'impression et objectifs à tenir, décrit des groupes d'utilisateurs et précise les contraintes techniques ainsi que le type de services recherché. Les stratégies de réduction des coûts d’impression peuvent se mettre en place à la faveur d’un renouvellement de parc. Parmi elles, la dématérialisation constitue une réelle opportunité d’alléger les dépenses tout en faisant la chasse au gaspillage. On dématérialise un document en lui attribuant une durée de vie exclusivement numérique par opposition à l’état matérialisé que représente sa version imprimée. Pas question pour autant de brandir le vieux mythe du bureau zéro papier, mais plutôt profiter de l’audit pour identifier convenablement les flux de circulation de l’information : pour imprimer moins cher, il faut aussi imprimer moins souvent.

Pourquoi ne pas externaliser ?

Gérer des imprimantes, voilà un vrai métier ! Les entreprises dont le système d’information est hébergé à l’extérieur et fonctionne en infogérance sont les moins réticentes à sous-traiter la gestion et l’entretien de leur nouveau parc. L’externalisation peut être partielle, auquel cas l’entreprise choisit de déléguer maintenance, installation, formation, optimisation de parc, gestion des consommables, ou bien totale avec la possibilité d’acquérir ou de louer le matériel.

Le renouvellement et la modernisation du parc d’impression d’une centaine de magasins, soit plus de 3000 imprimantes, l’amélioration de la productivité et la réduction des coûts, voilà en substance la tâche que le groupe Leroy Merlin a récemment confiée au constructeur OKI. « Notre collaboration avec le Groupe Leroy Merlin remonte à la fin des années 1980. Nous avons toujours su apporter des solutions adaptées à leurs différentes problématiques et faire évoluer nos solutions en fonction de leurs besoins. C'est pourquoi nous sommes, aujourd'hui encore, présents auprès d'eux pour les accompagner dans l'évolution de leur activité » commente Patrick Duhot, directeur des ventes entreprises de OKI Printing Solutions. L’enseigne de bricolage constate, de plus, un manque d'homogénéisation dans sa communication imprimée concernant le balisage informatif des magasins (signalisations et étiquettes) : Leroy Merlin est en quête d’une solution d'impression en réseau capable d'imprimer sur des supports spécifiques et permettant une plus grande réactivité ainsi qu’une meilleure harmonisation des informations dans tous ses magasins. Autre exigence, le groupe souhaite adapter son parc d'imprimantes à son propre progiciel d'encaissement et recherche aussi des imprimantes matricielles résistantes pour les points conseils et le back office de ses magasins. « Grâce aux réponses de OKI Printing Solutions nous avons réalisé des gains considérables pour notre balisage informatif, aussi bien en termes de temps que de coût. Leurs solutions d'impression nous ont en effet apporté une réactivité sans précédent, puisque chacun de nos magasins en France reçoit les mêmes informations au même moment ! » explique Daniel Deremetz, Responsable des achats de la DSI pour le Groupe Leroy Merlin.