Si l’architecture d’impression décentralisée prévaut toujours en France, de plus en plus d’entreprises envisagent d’autres évolutions. Mais le passage d’un parc d’imprimantes personnelles à une organisation très centralisée n’est pas toujours la réponse la plus adaptée. Pas seulement en raison des coûts que le nouvel environnement va générer, mais aussi à cause de l’impact qu’il aura immanquablement sur la politique d’impression de l’entreprise.

Entre deux choix stratégiques radicalement opposés, il existe une préconisation médiane dont HP s’est fait le spécialiste. Le modèle distribué, qui s’appuie sur des solutions multifonction « départementales », vient en effet équilibrer productivité et maîtrise des coûts. A condition que la solution envisagée bénéficie d’une intégration soignée. C’est donc une sérieuse réflexion qui guide le choix d’une nouvelle architecture d’impression ou d’une consolidation de l’existant. Un passage nécessaire, à la faveur duquel l’entreprise est amenée à définir la politique qu’elle souhaite mettre en place. De l’imprimante, au télécopieur, sans oublier les appareils multifonctions et les scanners, le parc est passé au crible et évalué en adéquation avec les besoins de ses utilisateurs. Devant la diversité des demandes, HP se montre pragmatique.

« Nous adaptons nos actions à chacun de nos clients, précise Frédéric Brouillard, Directeur Avant Ventes des Systèmes d’Impression chez HP. Leurs attentes sont aussi variées que leurs métiers, ce qui nous conduit souvent à abandonner le prêt-à-porter au profit de la haute couture. » Effectué en partenariat ou en direct par le constructeur d’imprimantes, l’audit reste l’étape préalable à toute prise de décisions. Dans les grands schémas d’analyse, plusieurs aspects ressortent de façon récurrente.

Il y a d’abord la notion de proximité qui définit la distance qui sépare un utilisateur de son imprimante, éloignement à partir duquel la productivité connaît une descente en flèche. Il y a ensuite les usages qui couvrent les fonctionnalités basiques du matériel comme l’impression en couleur ou en monochrome, le recours à la copie, au fax ou encore à la numérisation. Il y a également les règles choisies par l’entreprise qui vont inciter les utilisateurs à faire des économies et préserver l’environnement, par exemple en privilégiant les impressions en mode recto verso. Et il y a enfin les résultats d’un état des lieux qui fournissent une description détaillée du parc, des consommables et des volumes d’impression.

Tous ces critères pris en compte, les contours de l’architecture se font plus nets et les propositions plus affinées. « Lorsque notre étude a permis de cerner convenablement les besoins d’un client, nous sommes en mesure de lui proposer un déploiement « équilibré » à travers notre offre TPM (Total Print Management), explique Frédéric Brouillard. Notre politique n’est pas de vendre à un client la totalité de nos modèles mais de sélectionner les 4 ou 5 produits qui répondent aux impératifs d’exploitation et de déterminer les compromis qui permettent de placer ces périphériques aux endroits stratégiques dans l’entreprise.»

Une fois la flotte déterminée, il faut commencer à l’installer. Parmi les outils de déploiement, le driver joue un rôle prépondérant mais accumule les contraintes en terme d’installation, de mise à jour et de paramétrage. Un problème contourné par le « Driver Universel », un driver développé depuis déjà quelques années par HP et qui sait gérer l’ensemble du parc, quel que soit le nombre et le type de modèles d’imprimantes. L’intérêt de cette solution réside autant dans la simplicité de déploiement que dans les possibilités de paramétrage centralisé et d’automatisation des tâches. Sans parler de la simplification d’usage des imprimantes et de l’incitation naturelle à respecter la politique d’impression.

Pour sa part, le suivi quotidien du parc est du ressort de « Web JetAdmin », l’outil qu’HP fournit avec ses imprimantes et qui assure gestion technique, aide à la hot line et collecte d’informations destinées à la maintenance. Quant au volet réseau, HP assure le suivi de migration de ses clients avec des cartes qui supportent le Gbps et IPV6. Mieux, le constructeur s’est déjà fait le spécialiste de la GED en faisant évoluer ses imprimantes multifonction en véritables « bornes interactives » capables de traiter des demandes de numérisation réseau et de process métiers.