« De plus en plus d’entreprises recourent à la dématérialisation et doivent pouvoir stocker un nombre croissant de documents », un constat qui pousse Xerox à consolider ses offres de gestion de documents avec un nouveau service d’archivage à valeur probante. Le constructeur voit la GED comme un outil clé de la relation client, un pont entre l’entreprise ses clients et ses fournisseurs, et l’archivage à valeur probante comme un outil désormais incontournable pour faire valoir ses droits et prouver juridiquement la conformité et l’intégrité des documents numérisés. Depuis que les scandales financiers ont poussé les sociétés à agir en toute transparence, l’archivage électronique a acquis une dimension juridique qui lui donne la même valeur qu’un archivage papier. Un fonds documentaire électronique dépasse désormais le strict cadre patrimonial de l’entreprise pour inclure un volet légal qui touche aussi bien les PME que les grands comptes. Au sens de la loi, pour conférer une valeur probante à un document électronique, sa conservation dans la durée (2, 3, 5, 10 ans et quelque fois plus) doit être fiable et sécurisée. « Une conservation qui doit également répondre aux exigences d’intelligibilité, d’identification, d’intégrité et de pérennité », ajoute Jean-Marc Reitsch, Président de la FedISA (Fédération ILM, Stockage et Archivage). « Il faut toujours penser à mettre en place une politique d'archivage et vérifier auprès des fournisseurs les engagements effectivement pris, les responsabilités assumées contractuellement et la couverture réelle en cas de problèmes», précise-t-il. Pour sa part, le nouveau service de Xerox se décline en 4 étapes classiques. Il y a d’abord le versement qui consiste à intégrer les données électroniques en vérifiant l’intégrité du document et des index pendant le transfert. Viennent ensuite l’enregistrement du document dans un coffre-fort électronique Xerox puis la gestion de l’archive sur l’intégralité de sa durée de vie et, enfin, la restitution qui permet la consultation. Le service Xerox s’appuie sur le format d’archivage PDF-A et la norme Afnor Z42-013. Cette dernière offre une ligne de conduite en termes de structuration et de sécurité mais n’a pas toujours suivi les évolutions technologiques.

Lexmark mène en avril sa campagne environnementale et prolonge l’impact de la journée de la terre - une initiative qui a débuté le 22 avril 1970 aux États-Unis - en étendant cette période à un mois. Pendant ce « mois de la terre », le constructeur va verser une contribution à la Fondation Rainforest UK pour l’aider à préserver quelques 242 hectares de forêt tropicale. Lexmark veut également stimuler la responsabilité des entreprises vis-à-vis de l’environnement et les inciter à imprimer moins et réduire ainsi leur impact sur l’environnement. Les revendeurs sont eux aussi à mis contribution, en échange de quoi Lexmark s’engage à les faire bénéficier d’une réduction additionnelle de 25% sur des modèles laser recto-verso, à valoir sur leurs conditions habituelles chez les grossistes.  « Le gaspillage papier a un effet dramatique sur l’environnement. Il est naturel que notre industrie assume sa part de responsabilité », souligne Christophe Delorme, Directeur Marketing de Lexmark France. « Nous nous engageons à préserver l’environnement en adoptant l’impression responsable que ce soit à travers nos produits ou l’éducation des utilisateurs. Notre contribution à la Fondation Rainforest UK est le reflet de cette approche et vise à démontrer que nos revendeurs et clients peuvent eux aussi faire la différence », ajoute-t-il.