La nécessité d'améliorer les processus de circulation, de partage et de recherche de l’information dans l’entreprise conduit à organiser le document. C’est l’un des fondements de la GED, gestion électronique de documents, attachée depuis bien des années à formaliser et encadrer le cycle de vie des données numérisées. Mais si l’acronyme GED reste encore souvent synonyme de complexité, il existe des approches simplifiées pour créer, gérer, diffuser, conserver et archiver les documents. Placés idéalement en amont et en aval de ces processus, les concepteurs de solutions d’impression se démarquent dans la création et la diffusion du document avec leurs multifonctions transformés en pivots de l’information. Les suites logicielles de ces constructeurs renferment des outils qu’il ne faut pas négliger. Il y a en premier lieu un niveau zéro de la GED, celle qui est réalisée sans indexation mais plutôt à travers une manipulation de dossiers et sous dossiers, en un mot d’arborescence, grâce à laquelle l’utilisateur range ses données. Le MFP devient alors un point d’entrée dans un espace de travail personnalisé et accessible depuis le périphérique ou à partir d’un ordinateur connecté.

Si l’on veut dépasser cette forme basique de gestion, l’indexation est obligatoire, auquel cas des applications comme Acrobat peuvent rendre quelques services. « Avec notre application Scan and Share qui permet de faire du PDF directement exploitable avec une fonction d’indexation dans Acrobat, on met à disposition une solution qui coûte moins de 2000 euros formation comprise et qui permet d’exploiter beaucoup mieux la fonction capture des multifonctions avant de se servir des fonctions collaboratives d’Acrobat », illustre Jean-Pierre Blanger, directeur business development chez Ricoh.

Autre approche, celle de Konica Minolta et son PageScope WorkWare. « Cet outil, point de départ de ce que nous appelons la cinquième dimension, possède un OCR et le writter PDF d’Adobe qui sont à la base de possibilités de classement et d’indexation sur un poste personnel », précise Guillaume Jacques, responsable du développement marché chez Konica Minolta. Standardisation du PDF oblige, l’indexation d’un document se fait désormais de plus en plus simplement à partir du couple MFP Acrobat : un titre, un sujet, un auteur et quelques mots clés saisis au moment de la numérisation préparent le terrain de la GED, quitte à pousser plus loin la personnalisation de l’index en utilisant le dictionnaire de données privées d’Acrobat. Une organisation adaptée à des petits groupes de travail dont les membres n’ont pas nécessairement une démarche pro GED mais cherchent simplement à accéder plus facilement à leurs documents et les classer. D’ailleurs, de plus en plus de grandes entreprises laissent se développer des ilots de fonds documentaires dans leur structure. Une direction logistique, par exemple, garante des opérations de transport, pourrait logiquement traiter elle seule les bons de livraisons. « Que l’on utilise une "grande ou une petite" GED, la phase d’acquisition du document est primordiale et doit se faire intelligemment : l’effort de recherche est toujours inversement proportionnel à l’effort d’indexation », souligne Jean-Pierre Blanger. Mais dans la perspective d’évolutions ou dans une approche un peu plus globale, des logiciels tels qu’Acrobat risquent de montrer quelques limites. On préconise alors chez Ricoh, Organiged, une bibliothèque documentaire organisée en armoires, rayons, classeurs et dossiers. Organiged demeure une solution d’entrée de gamme mais introduit des fonctions de gestion de droits d’accès au fonds documentaire que ne sait pas gérer Acrobat. En montant de plusieurs crans dans les caractéristiques techniques des applications, des logiciels comme Alchemy ou Itsoft.Share assurent une gestion globale des flux de documents dans l’entreprise mais induisent une notion de coût bien plus importante. Et à un niveau encore supérieur on trouvera des FileNet, Open Text ou Documentum qui restent très pointus et spécialisés surtout dans la gestion de contenu.

Entre des produits d’entrée de gamme proches d’assistants bureautique et des applications plus lourdes inscrites dans les processus métiers, une voie médiane s’ouvre à travers les espaces de stockage mis gratuitement à disposition sur le Net et qui devraient généraliser à court terme la GED en ligne.