Dans quel contexte se place la conformité ?
L’archivage électronique est une préoccupation relativement récente des entreprises. Elle a été initiée par la prise de conscience après les affaires Enron ou WorldCom. Mais aussi par la croissance exponentielle de la volumétrie des données sous format électronique et plus particulièrement des données non structurées. En Europe, du point de vue juridique, les documents de l’entreprise sont tenus à la conformité à travers la loi de la sécurité financière. Les recommandations de la CNIL pour les documents à caractère personnel nous touchent aussi en France. Tout cela a des impacts sur le système informatique, de stockage, de conservation et donc d’archivage pour des questions de gestion et de preuves. Parallèlement, les entreprises ont besoin d’archiver pour leur propre compte. La conformité répond donc à des contraintes juridiques externes mais aussi à des réglementations internes liées aux métiers de l’entreprise et à la conservation de la mémoire de l’entreprise.

Comment répondre technologiquement à ce double objectif ?
La cadre législatif ignore la technologie car la loi est censée durer plus longtemps que les technologies qui changent tous les 2 ou 3 ans et qui posent la question du renouvellement de tout ou partie de la solution. En fait, pour construire une solution un expert se base sur les meilleures pratiques du moment avec le meilleur niveau technologique disponible sur le marché. Ce qui implique qu’en fonction de la manière dont l’entreprise gère ses risques juridiques, des bonnes pratiques du marché et du niveau des solutions techniques, l’entreprise sera plus ou moins conforme. Techniquement pour l’entreprise, le principal écueil réside dans la mise en place d’un archivage global car aucune solution technique ne sait encore archiver correctement à la fois une base de données et des documents word, autrement dit des documents structurés et des documents non structurés.

Concrètement, comment faire les bons choix ?
Il faut d’abord savoir ce que l’on veut : un archivage opérationnel sur le court terme ne requiert pas les mêmes niveaux de sécurité et de pérennisation qu’un archivage à valeur probante. Il faut ensuite regarder le coût du risque par rapport au coût de la solution, la conformité étant vraiment une problématique de gestion des risques. Les solutions d’archivage à valeur probantes sont nombreuses et par définition sécurisées. Mais dans un projet qui touche à la fois à la gouvernance de l’entreprise et aux aspects légaux, on est vraiment dans le multifonctionnel. Le leadership de ce projet ne peut donc pas appartenir à la DSI mais à la DG qui, elle, connaît réellement la valeur des informations de l’entreprise et possède une meilleure visibilité pour définir une politique d’archivage et une durée de conservation. Mais même les entreprises les plus au fait des dernières technologies ont souvent recours à un conseil pour établir les grandes lignes du projet.

Comment s’assurer de la conservation et de la disponibilité des documents numérisés ?
Légalement, lorsqu’il y a une demande de preuve, celle-doit être disponible. Pourtant, la problématique de conservation des documents électroniques est loin d’être résolue simplement parce qu’on ne peut faire un bon dans le temps pour aller vérifier que tel ou tel support est toujours opérationnel 25, 50 ou 100 ans après sa mise en service. Pour certains, une durée d’archivage de 15 ans est longue, pour d’autres cette période est ramenée à 3 ans. Il n’y a pas non plus une obligation légale d’utiliser un support de stockage plutôt qu’un autre mais il est en revanche impératif de sceller ces données et leurs supports. Que l’on opte pour des disques, des bandes ou du stockage optique, l’important est de tenir compte du format des données et de l’application qui pourra les lire ou les reconstruire. Mieux vaut éviter les formats propriétaires et se tourner vers des standards ouverts et pivots comme le XML ou le PDF/A.