Campagnes, publicités, argumentaires marketing, pas un seul constructeur ne néglige aujourd’hui un message qui prônerait la chasse au gaspillage. La nécessité de maîtriser un poste budgétaire jusqu’alors laissé pour compte, d’adopter un engagement écologiquement correct et de se plier à un plan de rigueur forme un terreau particulièrement fertile sur lequel les professionnels de l’impression font pousser des stratégies bien cadrées. De leur côté, les entreprises sont appelées à se plier aux exigences de rationalisation tout en se montrant sensibles aux problématiques environnementales. Un climat particulièrement propice à un échange constructif au travers duquel le constructeur doit faire preuve d’une expertise pointue sur les thèmes de l’économie et de l’écologie, et le client d’une gestion plus rigoureuse des ressources liées à l’impression. Les pistes mènent classiquement à la remise en question de l’organisation. Qu’il s’agisse de renouveler tout ou partie du parc ou de lui de donner plus de cohérence, le matériel et ce que le constructeur préconise de mettre autour font finalement la différence. Notamment des outils logiciels adaptés, capables d’exploiter le potentiel des périphériques d’impression en réseau. Spécialisés dans l’optimisation, ces logiciels couvrent les aspects d’administration et de supervision du parc d’imprimantes et évaluent très précisément le flux de documents. Ils donnent toute leur mesure dans les grandes structures et, même s’ils se révèlent quelque fois surdimensionnés pour les petites entreprises, leur intégration se fait en totale transparence pour l’utilisateur. « Avec IW Management Console, non seulement un administrateur de parc dispose des outils nécessaires au déploiement de drivers à distance mais il est en mesure d’établir des profils d’usages sur n’importe quel périphérique connecté », explique Lydie Athanaze, chef de produits Canon. Souvent fournis gratuitement avec le matériel par la plupart des constructeurs, ces outils sont installés sur le réseau et se gèrent via une interface web. Ils savent alors localiser tous les périphériques d’impression configurés, indépendamment de leur emplacement ou de leur fabricant.

Mettre en place de nouvelles règles

Attribuer des droits, formaliser des règles sont des étapes préliminaires à la gestion des coûts. Contrôler l’usage d’un périphérique et de la couleur, activer des routages de flux ou imposer l’impression recto verso, sont autant d’exemples courants. Dans chaque service, aucun matériel n’échappe alors à l’analyse des usages : qui imprime quoi, comment et en quelle quantité. Et, les études le montrent, s’il se sait surveillé, l’utilisateur abusif freine les mauvais comportements. « Il faut cependant avoir une démarche globale en mettant en place des solutions qui ne se contentent pas de faire du tracking a posteriori mais qui collent à la politique et la stratégie d’impression définie par l’entreprise », souligne Séverine Doulat, chef de produits Canon. « Avec les bons outils en main, l’occasion est idéale pour procéder à l’étude comportementale relative à l’impression et revoir l’ensemble de l’organisation tant au niveau des matériels que des processus d’utilisation, des utilisateurs, de la maintenance et de l’implémentation », précise-t-elle. Configuré conformément aux attentes des décisionnaires, le parc se gère en effet plus facilement. Les responsables des services sont alors en mesure de collecter les données nécessaires à leurs calculs et d’optimiser leurs choix, par département, centre de coûts, projet, matériel et collaborateurs. Un système plus fin d’attribution de privilèges venant se greffer aux méthodes déjà mises en place pour le partage et les droits des imprimantes disponibles sur le réseau. 

Ces solutions logicielles extraient les données et font remonter les informations qui serviront au calcul du ROI et des économies réalisées. Elles autorisent également un suivi des performances, une maintenance pro active du matériel et de ses consommables, et, de plus en plus, une comptabilité ultra précise des impressions, dont de nombreuses entreprises se servent en interne pour sensibiliser leurs troupes aux enjeux environnementaux.