Numériser les formulaires et les pièces légales nécessaires à l’inscription de toute entreprise au Registre du Commerce a du sens aujourd’hui. Cela permet, d’une part, de réduire les photocopies et les échanges d’imprimés et, d’autre part, d’accélérer les formalités administratives. Cette migration vers les échanges électroniques offre au Greffe du Tribunal de Commerce de Paris l’opportunité de se fixer de nouveaux objectifs et de délivrer les documents nécessaires aux entrepreneurs dans de meilleurs délais.

Dès juin 2007, Le greffe du tribunal de commerce de Paris ouvrait l’immatriculation des entreprises au registre du commerce via Internet. En février, ces formalités en ligne se sont étendues à la modification des entreprises. Changement de statut, de capital, d’adresse ou d’associés profitent dorénavant de la dématérialisation. Avec le « greffe électronique » les entrepreneurs accélèrent et simplifient leurs démarches. Prochain objectif : la dématérialisation de l’ensemble des formalités au RCS.

Le délai de traitement du dossier par le Greffe de doit plus dépasser 24 heures, comme l’impose le texte de loi de 1984. Mais l’entrepreneur concerné doit s’équiper - en plus d’un micro-ordinateur connecté au réseau Internet, d’un scanner et d’un logiciel de mise au format pdf - d’un certificat de signature électronique. Or, bon nombre de responsables d’entreprises ne sont pas encore familiarisés avec cette procédure. C’est la raison pour laquelle un fascicule très clair a été publié sur le site web du Ministère des Finances.

Quelques démarches préalables s’imposent avant de transmettre son dossier au registre du commerce. En particulier, plusieurs pièces justificatives et documents doivent rejoindre celui-ci afin d’éviter l’usurpation d’identité. Le « Guide des formalités » précise les pièces nécessaires en cas d’inscription ou de modification. Toutes les pièces une fois réunies, l’entrepreneur doit les numériser puis les traduire au format pdf. Les versions papier des statuts de l’entreprise et de la pièce d’identité de l’entrepreneur sont certifiés conformes et signés de façon manuscrite avant d’être scannées.

La formalité en ligne peut ensuite démarrer : elle consiste à remplir un formulaire expert interactif puis à le valider en fin de saisie. Les pièces justificatives et documents pdf seront attachés à ce formulaire. Enfin, l’entrepreneur doit régler - par paiement sécurisé - le montant de la formalité demandée. Enfin, il signe avec son certificat électronique l’ensemble de ces éléments avant de cliquer sur « envoi ». Que devient le dossier électronique une fois transmis ? Dès sa réception au Registre du Commerce, une plateforme électronique transmet un accusé de réception à l’entrepreneur. Puis à l’examen du dossier d’immatriculation ou de modification, le greffier le contacte par e-mail pour lui signifier l’acceptation de son dossier de modification ou demander des informations supplémentaires, le cas échéant. En interne, une telle dématérialisation s’accompagne de technologies de gestion des contenus. En effet, les services d’échanges et de paiements sécurisés, de stockage et de recherche doivent être fiables et évolutifs, une multiplication des dossiers soumis en ligne étant prévisibles.

HP investit le marché de la gestion du document en entreprise et crée en France une nouvelle structure de services qui aura pour mission d’accompagner les grandes entreprises dans l’amélioration de leur gestion de flux documentaires et l’optimisation de leurs processus métiers. « Durant ces cinq dernières années les grandes entreprises ont focalisé leurs efforts sur la rationalisation de leur parc et nous les avons accompagné avec succès », souligne Antoine Vivien, vice président et directeur général HP France IPG. « Maintenant d’autres gains de productivité considérables vont être dégagés grâce à l’optimisation des flux de documents, qu’ils soient papier ou électroniques ». La nouvelle structure s’appuie sur 18 solutions HP et partenaires, renforcées par des accords récents notamment avec la société Vignette. D’autres partenariats nationaux et internationaux sont également prévus. Autre ambition chez HP : devenir n°1, à l’horizon 2009/2010, sur le marché des copieurs couleurs multifonctions.