Le multifonction s’impose à un point tel que l’on se demande aujourd’hui comment on faisait sans lui hier ! Passées les réticences liées aux problèmes de sécurité et de changement d’organisation, ce périphérique est définitivement sinon massivement adopté par les entreprises. Pour la direction informatique, le MFP n’est pourtant qu’un élément supplémentaire venant se raccorder au réseau de l’entreprise et à son système d’information. Et le système d’information recouvrant dans le monde de l’entreprise une notion très vaste et très organique, les scénarios d’intégration du multifonction sont aussi nombreux et divers que les activités, la culture et l’histoire de ces sociétés. On peut toutefois identifier différents paliers qui caractérisent le degré de cette intégration au système d’information, le type de services qui peut en découler et, finalement, la part "d’intelligence" avec laquelle le document se fond dans l’organisation globale de l’entreprise.

Premier niveau, la connexion physique du MPF au réseau qui s’effectue via une interface Ethernet et quelquefois à travers un module Wifi. Le périphérique ainsi connecté va mettre à disposition plusieurs grandes fonctions : de la télécopie s’il est relié à un serveur de fax, de l’e-mail avec un serveur de messagerie, du transfert de document numérisé s’il a accès à un espace de stockage sur un serveur.

Deuxième échelon à partir duquel on pénètre un peu plus la logique du SI, la mise en place des droits d’accès. Annuaire LDAP, services courrier, fax, serveurs, répertoires d’archivage, autant de cibles qu’iI convient d’administrer et de sécuriser. Ces procédures concernent avant tout la partie acquisition. « L’intégration d’un multifonction dans un système d’information d’entreprise se situe surtout au niveau du scan en réseau et de toutes ses déclinaisons scan to e-mail, scan to FTP, scan to PC, etc. », confirme Benjamin Grenier, ingénieur avant vente chez Samsung.
Lorsque les utilisateurs sont identifiés, un troisième niveau d’intégration permet alors d’affiner les traitements. Une application vient généralement épauler le multifonction pour l’aider à communiquer avec d’autres environnements, SAP ou AS 400 par exemple. L’intérêt est de pouvoir créer des profils de numérisation associés à certaines actions : « il est simple d’aiguiller sur un serveur dédié une source de données en provenance soit d’un scanner soit d’un fax, appliquer au flux reçu un OCR et adresser le fichier vers une destination programmée , e-mail, imprimante, répertoire partagé ou serveur FTP », détaille Benjamin Grenier.

Placés entre le multifonction et le système d’information de l’entreprise, ces connecteurs automatisent différentes tâches. Boutons, menus standards et prédéfinis, la plupart des constructeurs de MFP en tirent parti sur leurs modèles. Mais pour aller plus loin, il faut être en mesure d’associer des informations supplémentaires aux données traitées par le multifonction en fonction des différents profils de numérisation. On peut évidement alors savoir qui numérise quoi mais ce n’est pas là le plus intéressant. Dès la sortie du MFP, on peut surtout commencer à faire de l’indexation de document ou initier un processus de circulation du document à travers différents workflows. « Grâce à un ensemble de protocoles programmés en amont du MFP on sait faire, par exemple, de la récupération de code barres ou de la publication automatique vers un portail web ou intranet », illustre Grégory Cazeaux Moutou, chef de produits chez HP. Interviennent alors des émulateurs qui prennent le contrôle non seulement du panneau de commandes du MFP mais des fonctions scan et réseaux qui lui sont associées. « Procéder à de la dématérialisation de factures depuis un MFP vers une GED puis vers des prestataires externalisés en assurant un envoi sécurisé d’approbation entre sites distants est un exemple de ce qui réalise de plus en plus », ajoute Jean-Pierre Blanger, directeur business development chez Ricoh. « Finalement un document n’est un ensemble d’informations qui sont reliées entre elles et, le fait que ces informations soient reliées apporte une signification différente, on appelle ça de l’information non structurée… Et pour Ricoh, le MFP est désormais un point d’entrée de cette information non structurée ».