Tous les experts le disent, l’entreprise veut désormais maîtriser son architecture d’impression comme elle le fait déjà pour l’ensemble de ses services. Confrontée aux réalités du marché, alertée par les menaces écologiques mais tenue de maintenir et développer ses activités, elle cherche aujourd’hui à réaliser des économies et du même coup à se placer dans le camp des entreprises respectueuses de l’environnement. Un objectif qui doit être considérer sous le prisme de la conduite de changement car il ne s’agit ni plus ni moins que de mettre en place un véritable projet tenant compte de tous les aspects concernés par les évolutions. Parmi ceux-ci, le facteur humain est responsable de nombreux échecs.

« Il ne suffit pas d’élaborer une charte, de définir des commandements et surtout pas de vouloir les faire appliquer de force », explique Michel Khier, directeur marketing chez Doxense. « De notre point de vue d’éditeur, les ingrédients du succès d’un plan de progrès reposent sur la mise en exergue des aspects économiques mais aussi écologiques à travers une communication, un accompagnement pédagogique et de l’information factuelle, ce qui suppose le recours à des outils de mesures » détaille-t-il. Une des grandes difficultés des entreprises réside justement dans l’absence de contrôle et de maîtrise des dépenses liées à l’impression. A la question "Combien de pages imprimez-vous par an", peu de responsables sont capables de fournir une réponse claire, à moins d’avoir récemment bénéficier d’un audit. Difficile dans ces conditions de parler de mesure et d’aligner des chiffres pertinents.

A l’inverse, l’utilisation de l’outil adéquat - et il y en a de plus en plus sur le marché - permet d’analyser la situation dans un périmètre microscopique comme macroscopique et de faire remonter les données tangibles sur lesquelles se bâtira la stratégie. Le but recherché n’étant autre que de communiquer en interne les résultats traduisant les économies réalisées et les objectifs atteints. Des données que la direction peut choisir de ne pas dévoiler à ses employés mais qu’il est toujours bénéfique de partager. Les utilisateurs ne sont certes pas des experts de l’impression mais ils ont une connaissance des coûts, ne serait-ce que ceux des consommables qu’ils achètent en tant que particuliers pour alimenter leur imprimante personnelle. Et même si, une fois dans l’entreprise, ils ont paradoxalement la fâcheuse tendance à oublier ce point précis, ces utilisateurs seront toujours sensibles à une problématique économique reposant sur des faits.

Avant de dire "on imprime trop en couleur", mieux vaut savoir s’il s’agit de documents à usage interne ou externe, de mails, de pages Web ou de documents Powerpoint, par exemple. A travers des éléments concrets, la prise de conscience se fait plus naturellement et empêche le plus souvent l’apparition de freins ou de réticences. Nombreux sont les spécialistes à user de la loi de Pareto pour avancer que 20 % des problèmes sont d’ordre technologique et que 80 % sont d’origine humaine. Le changement est donc ici synonyme d’évolution culturelle plus que de rupture technologique. Communication positive, participation active, formation adaptée, en s’appuyant sur ces trois piliers de la conduite de changement, les responsables devraient réduire la plupart des facteurs de rejet.

Quant aux constructeurs, ils ont leur part de contribution dans la rationalisation des usages. « Ils sont aujourd’hui rémunérés par la consommation de leur toner, le fameux or noir qui d’ailleurs est de plus en plus multicolore », constate Michel Khier. « Pour la profession, la baisse des prix du matériel n’est supportable que si parallèlement le revenu des consommables est conséquent. Or, pas un client n’écarte aujourd’hui les pistes qui lui permettront de réduire ses coûts. Il y a là un cruel dilemme pour le constructeur, vendre ses pages ou répondre à une demande de réduction des volumes d’impression qui se fait de plus en plus pressante ! », avance-t-il.