Les périphériques multifonctions (MFP) ne manquent pas d’atouts. Ils cumulent tout simplement les quatre fonctions impression, copie, numérisation et télécopie. En quelques années, ce matériel a su s’adapter à des groupes de travail de différentes tailles, bénéficier des derniers développements technologiques et, finalement, s’imposer comme pièce maîtresse dans de nombreuses organisations. Une aubaine pour les huissiers qui, par nécessité, ont placé le document au cœur de leur métier. « Le document est la résultante du travail quotidien des huissiers, explique Nathalie Chamblain, responsable marketing système d’Impression PME chez HP. Les informations qu’ils délivrent à leurs clients tiennent sur du papier, ce qui implique une bonne gestion de la solution d’impression et une grande qualité du document imprimé. » Si le document reste la prestation clé des huissiers, peu d’entre eux ont le temps ou les connaissances nécessaires pour s’assurer de l’adéquation du matériel avec les exigences de leur métier.

Ainsi, selon la taille de la structure, les périphériques multifonctions ne répondent pas toujours aux besoins ponctuels des imprimantes personnelles. Rien ne sert, par exemple, de remplacer un copieur par un MFP là où les utilisateurs n’ont besoin que de faire de la copie. Disposés avec pertinence dans les locaux, les multifonctions permettent d’accroître la productivité, d’améliorer les temps de traitement, de réduire les coûts et d’optimiser l’utilisation de l’espace au sein de l’étude. Encore faut-il avoir une vision claire du type de document que l’on veut traiter, ce que l’on veut en faire et du circuit que celui-ci doit emprunter à l’intérieur du cabinet : « comment va s’opérer la gestion du document entrant, en terme d’impression mais aussi d’organisation », interroge Nathalie Chamblain. « Les huissiers manipulant beaucoup de documents, les problèmes d’espace pour archiver et retrouver un document apparaissent rapidement. Accéder aux bonnes informations peut se révéler très chronophage », explique-t-elle.

A la faveur de l’article L1316-1 du code civil et depuis l’année 2000, le document dématérialisé possède une valeur probatoire. Dès lors, de nombreux cabinets se sont intéressés aux solutions d’archivage de documents, le périphérique multifonction devenant le pivot de nouveaux usages. « Parallèlement à l’embauche de nouveaux collaborateurs, il était devenu indispensable de passer à la numérisation car nous éprouvions de réelles difficultés à gérer nos archives ainsi qu’une masse croissante de documents papier », confie François Jacquinot, huissier de justice responsable d’un cabinet lillois. Avec ses différentes fonctions de scan, le MFP permet d’envisager une gestion globale du document, de sa numérisation à son archivage dans un système de gestion documentaire. « Il peut s’agir d’un stockage de document à l’intérieur d’un répertoire qui correspond à un rangement simple de l’information, mais on peut aller plus loin en indexant ce document, en lui ajoutant des traces identifiantes qui permettront, par exemple, de reconnaître des mots dans ce document », explique Nathalie Chamblain. Pratique lorsque certains documents possèdent une même structure mais ne diffèrent que par une entête. Les atouts d’une telle gestion sont multiples si la solution s’adapte aux modes opératoires de l’étude et calque ses habitudes de création et d’organisation de dossiers.

La technique n’a aucun problème pour atteindre ces objectifs mais les changements d’organisation peuvent révéler quelques surprises : « l’essentiel de l’investissement ne réside pas dans le prix du matériel ni du logiciel, mais plutôt dans les coûts cachés qu’induisent les changements d’habitude », explique François Jacquinot. L’offre est riche, il faut compter de 300 à 1500 € pour un MFP et près de 2500 pour une GED moyenne. Les solutions gèrent la couleur, offrent des options de sécurité et de confidentialité et se révèlent de plus en plus fiables en terme de pannes. Elles peuvent être intégrées dans une offre de coût à la page qui assure alors au cabinet d’huissier une disponibilité totale de son parc.