Les entreprises qui gèrent plusieurs milliers de documents papier par jour ne sauraient se passer d’outils de traitement des tâches de reconnaissance et d’identification. Depuis l’apparition de l’OCR, les progrès technologiques ont été fulgurants en la matière. De la gestion des fichiers clients d’une PME à l’administration des contrats d’une compagnie internationale d’assurances, les solutions disponibles sur le marché couvrent aujourd’hui un large éventail des besoins. La fourchette de prix de ces solutions est également importante, de 6000 à 100 000 euros, voire au-delà. C’est dire s’il existe une gradation des offres en fonction des projets envisagés. Socle de la dématérialisation, la numérisation favorise l’usage de multiples outils.

Parmi ceux-ci, l’OCR répond aux problématiques d’une gestion bureautique du document : la reconnaissance "simple" du texte se transforme généralement en envoi du fichier numérisé vers un traitement de texte. Certains MFP automatisent la tâche, d’autres passent la main à une application d’OCR stockée sur l’ordinateur de l’utilisateur. Dans tous les cas, les balbutiements de la LAD sont là. Mais pour aller plus loin, il faut envisager des fonctions plus élaborées. Pouvoir notamment reconnaître une forme dans le document, par exemple un code barre, un tableau ou une signature. Distinguer les uns des autres les éléments d’une page, les séparer et finalement les identifier. Ce qui, évidement, est plus difficile à faire qu’à dire. Les budgets alloués aux départements R&D des éditeurs spécialistes de la LAD sont tout simplement énormes et pour les amortir, les prix des applications sont logiquement élevés.

Pourtant, malgré une vingtaine d’années d’investissements soutenus dans la recherche, l’automatisation des traitements, à laquelle participe la lecture de documents, n’a pas réussi à contourner tous les écueils de la reconnaissance. En étant capables de "comprendre" de mieux en mieux le sens des phrases, les meilleurs programmes versent désormais dans la sémantique sans parvenir toutefois à égaler notre cerveau… ce que promettent les spécialistes d’ici une dizaine d’années. « La plupart des informations sont stockées dans des formats non structurés », souligne Jean-Pierre Blanger, directeur business development chez Ricoh. « Avec des documents typés comme les contrats ou les factures, on ne peut pas se contenter d’utiliser une application d’OCR même si celle-ci sait tenir compte des zones dans un document. Il faut recourir à des logiciels spécialisés comme celle d’Abby, BanTec ou ReadSoft. En tant que constructeur de solutions d’impression et acteur du "total document management", nous identifions chez nos clients des besoins multiples de traitement des documents. Notre rôle est alors de déterminer la meilleure façon d’automatiser ce traitement en vue de le reclasser dans une GED ou une base de données », explique-t-il.

Même si elles ne sont pas toujours au fait des nuances permettant de mener à bien un projet de LAD, les entreprises cherchent simplement à accélérer le workflow de leurs documents. Plus précisément, raccourcir les délais entre l’arrivée d’un document dans un service et son traitement par la personne concernée. La mise en place d’une gestion documentaire ne traduisant en fait que la nécessité d’optimiser tous les process d’une organisation, en un mot, être plus rapide. « Le marché a mûri, il évolue aujourd’hui au-delà des technologies », constate François Lacas, directeur marketing de l’éditeur Itesoft. « Les entreprises recherchent désormais des solutions intégrées et tournées vers leurs différents métiers. Elles sont en quête de gisements de productivité, qu’elles peuvent trouver dans les départements où le traitement des documents est encore manuel, et dans le même temps, elles sont poussées à optimiser les processus critiques pour leur compétitivité », détaille-t-il. Reste à trouver la solution qui assure la bonne mise en relation entre les différents outils et le système d’information de l’entreprise. Faire dialoguer, bien mieux qu’elles ne le font aujourd’hui, l’interface des applications d’OCR ou de LAD avec celle d’un CRM, un ERP ou une base de données, s’appuyer sur des logiciels de classification automatique de document par le contenu, sont les défis que la technologie est en train de relever à court terme.