1 - Préparer le terrain
Ballotté entre la DSI, les services généraux et les services des achats, le budget de l’impression est rarement maîtrisé et, a fortiori, tout ce qui concerne les coûts d’impression. Mieux vaut d’un minimum d’informations avant de se mettre en chasse du gaspillage. « Si un client n’a aucune idée de se lui coûte l’impression ni de la volumétrie de l’activité, il est plus difficile d’avoir un objectif d’économie à la fois ambitieux et réaliste », rappelle Benoît Hemono, responsable des ventes services pour les grands comptes chez HP.

2 - Audit et références
Flagrant dans de nombreuses entreprises, le manque de visibilité nécessite de recourir à un audit. «Avant de faire quoi que ce soit, il faut réaliser un audit très approfondi de l’ensemble des éléments concernant l’impression bureautique : collecte de données financières, de données relatives au flux imprimé, inventaire et cartographie de l’équipement installé puis identification des processus », confirme Patrick Bensemhoun, directeur de programme marketing pour Xerox Global Services. Le plus souvent le recours à un professionnel s’impose et la visite d’un de ses clients aussi.

3 - Un sponsor impliqué
« Toutes les stratégies générant des économies substantielles ont vraiment été gérées sous forme de projet d’entreprise », constate Benoît Hemono. Impliquer la direction et déléguer un sponsor chargé de fixer le cap tout au long du projet a le double avantage d’éviter la guerre des budgets entre services et de fournir aux décideurs la vision globale nécessaire au contrôle des différentes phases. De plus, c’est un relais naturel entre le prestataire et l’entreprise qui agit alors en connaissance de cause.

4 - Une vraie politique d’impression
L’audit doit déboucher sur un rapport d’analyse qui met en avant les potentialités d’économie et les optimisations de processus. Rapport qui dessine également une véritable cartographie de l’entreprise. Le tout s’appuie sur une politique d’impression, laquelle définit des règles d’usage en fonction notamment des utilisateurs, des métiers, des applications et des volumes. L’utilisation du recto verso, l’accès à la couleur pour certains documents, la sécurité figurent parmi les éléments les plus courants d’une politique d’impression.

5 - Le bon dimensionnement
« On réduit les coûts d’impression d’une TPE comme ceux d’un grand compte d’abord en s’attaquant au hardware », soutient Alain Mestriaux, chef de produits couleur chez Lexmark. « Aujourd’hui les machines présentent suffisamment de puissance et de valeur ajoutée pour remplir plus de fonctions tout en servant plus d’utilisateurs. C’est un moyen simple de faire des économies d’échelle mais qui ne représente toutefois que 10  % de la valeur économique que l’on peut espérer, le reste étant généré par les bonnes pratiques », ajoute-t-il.

6 - Un parc homogène
« L’hétérogénéité est un facteur pénalisant qui impose à l’entreprise de nombreux fournisseurs et de multiples factures », souligne Patrick Bensemhoun. En plus de régler les problèmes d’une flotte multimarques, le choix d’une famille de matériel homogène permet de mutualiser la gestion des consommables. Sans parler des opérations de maintenance qui, elles aussi, se voient simplifiées.

7 - Conduire le changement
Un plan de communication est nécessaire pour convaincre les utilisateurs d’adhérer à la nouvelle politique d’impression. Les économies ne sont, en effet, réalisées que si les nouvelles habitudes sont adoptées. Formations et explications suffissent souvent à gommer les réticences au changement. « La communication est cruciale mais il faut être aussi un peu "big bang" dans l’âme et remplacer d’un seul coup l’infrastructure car agir par îlot risque de mécontenter tout le monde », précise Benoît Hemono. Autre approche : « la phase de transition doit être progressive, une vitesse laissée au choix du client selon le sentiment de résistance », explique Patrick Bensemhoun.

8 - Imprimer moins en imprimant mieux
L’usage de bonnes pratiques responsabilise l’ensemble de l’entreprise. «De l’utilisation du recto verso à la dématérialisation, la gestion économique du document doit tendre vers moins d’impression en imprimant mieux», affirme Alain Mestriaux. « Imprimer moins peut avoir une connotation restrictive et frustrer les utilisateurs : nous avons un rôle d’éducation et d’accompagnement des utilisateurs afin qu’ils impriment mieux et, finalement, réalisent des économies », ajoute Guillaume Jacques, responsable du développement marché chez Konica Minolta.

9 - Une maintenance applicative
Un parc n’est jamais à l’abri de pannes. S’ils sont mal choisis, les contrats de maintenance alourdissent la facture de l’impression. On peut optimiser l’infrastructure, mettre en place une gestion automatique des consommables, implémenter les bonnes pratiques, migrer vers des documents électroniques, mais, quelles que soient les pistes retenues, il faudra maintenir les applications. Mieux vaut alors négocier des contrats plus globaux qui incluent la maintenance des équipements et des solutions.

10 - Externaliser pour un coût à la page
Bon nombre de constructeurs présentent des offres d’externalisation techniques construites avec des briques de services et s’engagent sur une baisse des coûts. Maintenance, gestion des consommables, help desk, gestion de parc, mises à jour techniques sont le plus souvent proposés à l’entreprise qui ne paye alors qu’un prix à la page et règle une unique facture sur la base de l’usage avec tout ou partie des services.