Il y avait déjà l’impression, la numérisation, la copie et le fax, il faut désormais compter avec la gestion documentaire intégrée : 5 fonctions en une seule machine, c’est l’orientation prise par Konica Minolta et les derniers-nés de sa gamme de multifonctions 360, les Business Hub C203, C253 et C353. Cette 5ème dimension est construite autour d’un système de gestion documentaire light constitué d’une application de reconnaissance de caractères et de création de fichiers PDF. Il s’agit de faciliter à un petit groupe de travail capture, classement, indexation, recherche et diffusion des documents numériques. Les autres caractéristiques de ces trois périphériques ne sont pas en reste  : 20, 25 et 35 ppm en couleur comme en monochrome, recto verso, gestion du format A5 jusqu’au format A3, 2 magasins de 500 feuilles et capacités de finition poussées. Les Business Hub impriment en mono passe, exploitent le toner polymère Simitri HD (Haute Définition) et le contrôleur d’impression Emperon dernière génération. Du côté des modes de numérisation, on trouve en standard les scan to FTP, scan to email, scan to SMB, scan Twain, scan to mailbox ainsi que le scan to USB, soit directement vers une clé USB. Les fonctions fax et PC-fax sont quant à elles proposées en option. Konica Minolta mise sur le design de ses 360, qui leur permet d’intégrer un environnement sans fil apparent, pour séduire les petites et moyennes structures.

Elle imprime et copie jusqu’à 24 ppm, affiche une résolution de 1200 ppp, et abrite le dernier logiciel Xerox scan to PC Desktop, capable de numériser des documents couleur avec une résolution de 4800 ppp, de les visualiser et de les stocker sous un grand nombre de formats de fichier. Les aspects de sécurité et de confidentialité n’ont pas été négligés, avec notamment la fonction Secure Fax Receive qui conserve les télécopies entrantes sur le multifonction jusqu’à l’authentification du destinataire, et également avec le mode fax forward to e-mail qui offre la possibilité de retransmettre vers une adresse e-mail les télécopies reçues. Enfin, la Phaser 3200 MFP intègre, elle aussi, de la gestion documentaire en proposant en standard les logiciels Paperport et Omnipage pour récupérer, retravailler, partager ou de les archiver les documents numérisés. La Phaser 3200 MFP possède aussi des fonctionnalités destinées à économiser le papier. La fonction lan fax, par exemple, permet aux utilisateurs d’envoyer une télécopie directement depuis leur ordinateur, éliminant ainsi l’étape intermédiaire de l’impression. Autre point, la fonction « copie de carte d’identité » offre la possibilité aux utilisateurs de copier sur une seule feuille les deux faces d’un document tel qu’une carte d’identité, un permis de conduire ou une attestation d’assurance. La Phaser 3200MFP est disponible pour environ 330 € HT, mais aussi dans le cadre de eClick, le contrat de coût à la page de Xerox pour les grandes entreprises.

Un archivage en ligne en conformité avec les recommandations de la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance), c’est ce que propose la dernière version de Flydoc avec deux grandes nouveautés. La première est la possibilité d’archiver automatiquement tous les documents envoyés avec Flydoc (courriers, recommandés, fax entrants ou sortants) pour une durée pouvant aller de un jusqu’à dix ans. La seconde est de la consultation des archives par l’intermédiaire d’un moteur de recherche, d’une indexation des documents en texte intégral ou enfin, au travers d’une procédure d’authentification sécurisée avec gestion des profils et des habilitations. La conservation des documents s’appuie sur une infrastructure indépendante comportant 4 niveaux de sécurité : archivage sur baie de disque sécurisée et accessible par un cluster, duplication sur un site distant de plusieurs kilomètres, double sauvegarde sur bande magnétique conservée sur deux sites différents et enfin, en option, une copie sur DVD des documents archivés qui peut également être remise régulièrement à l’entreprise cliente. En plus d’une fonction d’envoi des recommandés, la nouvelle version de Flydoc propose un processus entièrement dématérialisé, jusqu’à l’option de notification de l’avis de réception par e-mail.