Au début des années 2000, l’infogérance de l’impression ne concernait encore que la production de gros volumes et certains départements très segmentés de l’entreprise. Depuis, l’externalisation s’est étendue aux environnements bureautiques avec des offres globales et des services beaucoup plus flexibles. Du coup, la question de confier la gestion et l’entretien de son parc à un tiers se pose régulièrement dans les débats précédant les choix stratégiques des décideurs. Les entreprises dont le système d’information est déjà hébergé à l’extérieur sont moins réticentes à sous-traiter également leur système d’impression. L’externalisation peut être partielle, auquel cas l’entreprise choisit de déléguer maintenance, installation, formation, optimisation de parc, gestion des consommables, ou alors totale avec un système de coût à la page et de gestion multimarques incluant la possibilité d’acquérir ou de louer le matériel. Dans tous les cas, le choix d’externaliser aura des implications organisationnelles et des impacts sur les aspects de sécurité et d’usage. Des changements qui sont rarement à envisager sous un angle négatif, la mise à plat de l’organisation par un audit se révélant un préalable à toute évolution.

Une économie de 30 %

Pour mieux cerner les coûts directs et indirects de l’impression, l’analyse de l’existant permet de répondre à d’importantes questions : qui imprime quoi, sur quel modèle, comment et en quelle quantité… Des données qui serviront aussi à orienter et préciser les meilleures stratégies de migration en fonction du degré d’infogérance recherché. L’objectif est de contrôler la totalité du système d’impression, de corriger ses éventuels dysfonctionnements et, surtout, de réaliser des économies substantielles. Les prestataires et les fabricants sollicités pour leurs services d’externalisation estiment que la mise en place d’une infogérance fait baisser de 15 à 30 % le coût de l’impression. On comprend mieux pourquoi ce marché, encore relativement peu développé en France, est en pleine progression. N’avoir plus qu’un seul interlocuteur et qu’une seule facture séduit, en effet, de plus en plus d’entreprises. Sans compter les bénéfices d’une refonte de l’architecture, lorsque celle-ci a lieu, et ses impacts sur la politique d’impression. En 2005, une étude Ipsos pour Lexmark dressait un portrait peu flatteur des usages : les entreprises françaises dépensent 400 millions d’euros par an en impressions inutiles, l’une des sommes les plus élevées en Europe. Aujourd’hui, si les indicateurs de tendances pointent timidement vers moins de gaspillage, la maîtrise complète des coûts est loin d’être atteinte.

Forfait ou coût à la page

Le processus de rationalisation qu’induit une externalisation est l’occasion de faire le ménage pour s’appuyer sur une politique validée par des experts. Optimisation de la gestion des consommables, utilisation de technologies récentes, mise en place de bonnes pratiques, intégration d’une gestion documentaire avec prise en charge complète d'un système de facturation ou traitement des courriers entrants de l'entreprise sont autant de points sur lesquels s’engage le prestataire avec une obligation de résultats. A l’issue de l’audit, deux approches sont généralement proposées. Soit une facturation forfaitaire qui implique que l’entreprise possède déjà une connaissance affinée de son système d’impression et définisse alors le type des prestations souhaité, soit une facturation à la page qui peut inclure une prise en charge complète, là encore, en fonction du niveau de services recherché par le client. Un contrat vient cadrer le partenariat, mettant en évidence que les gains sont suffisants pour que l'opération demeure rentable. A charge pour le prestataire d’être le plus performant possible pour pouvoir se payer sur la base des économies réalisées. En toile de fond, le suivi des coûts est l'un des principaux atouts de l'infogérance d'impression. Avec des outils de tracking perfectionnés, il devient dès lors plus simple d’inciter tous les collaborateurs de l’entreprise à imprimer mieux et moins et, in fine, d’alléger encore un peu plus le montant de la facture réclamée par l’infogéreur.