C’est indéniable, confirmé par les chiffres de sérieuses études, les multifonctions dynamisent depuis près de deux ans le marché des solutions d’impression. Ces périphériques sont utilisés par des profils très différents de collaborateurs, remplissent de nombreuses taches et doivent être d’une robustesse et d’une fiabilité à toute épreuve. Mais si le MFP est un élément clé dans les stratégies de rationalisation, on ne prend pas ou peu en compte les effets de son ergonomie dans le cadre d’une utilisation quotidienne. Au-delà des discours marketing qui font valoir quel tel ou tel matériel est "ergonomique", quels critères s’appliquent réellement à ces solutions qui à la fois impriment, copient, numérisent et faxent ?

Les approches en matière d’ergonomie sont évidement le reflet des politiques des constructeurs. Certains d’entre eux ont une vision si fine et si large de l’ergonomie qu’ils la pensent bien en amont, au moment de choisir les matériaux dont seront constitués leurs modèles afin que ceux-ci aient, en fin de vie, le moins d’impact possible sur l’environnement. D’autres s’en tiennent à une définition plus consensuelle de l’ergonomie – science qui détermine comment concevoir un objet ou un environnement dans le respect des meilleures normes de sécurité, de confort et d’efficacité dans un contexte d’usage – qu’ils respectent selon les cahiers des charges fixés. Mais tous ont pour le moins une obligation de conseils auprès de leurs clients, qu’il s’agisse du choix de modèles adaptés ou de la recherche de solutions pertinentes.

Compacité des modèles

Le poids et les dimensions d’un MFP sont les critères auxquels on pense spontanément au moment de l’achat. La taille des groupes de travail détermine ces deux caractéristiques, les choix oscillant entre matériel portable ou déplaçable. Une nuance différemment appréciée selon les contraintes des locaux et le format, A4 ou A3, du matériel. L’encombrement du MFP et sa disposition dans l’espace auront, en effet, une incidence directe sur l’accès aux fonctions principales comme aux logements du papier… Recharger une cassette de papier collée contre un mur n’est jamais une partie de plaisir. Mais avec du mobilier adéquat, notamment des socles sur roulettes, les multifonctions acquièrent une certaine mobilité. D’autant que les constructeurs visent désormais la compacité avec l’objectif de faire du MFP un périphérique qui ne soit plus ni imposant ni bruyant.

Autre détail qui peut se révéler gênant, le raccordement de l’alimentation électrique : même si les bureaux et open space actuels sont créés dans un esprit de modularité, l’accès aux prises du secteur détermine évidement la distribution des périphériques. Certains MFP sont eux-mêmes modulaires, permettant, par exemple, de séparer le scanner de l’imprimante pour les placer sur deux plans de travail distincts.Le recours à un serveur d’impression sans fil est quelquefois devenu nécessaire pour connecter l’ensemble des périphériques dans une espace donné, ce qui implique la présence d’un module Wifi sur les MPF. Les vertus des liaisons sans fil séduiront cependant beaucoup plus les gestionnaires de parc que les utilisateurs eux-mêmes. Plus efficace, la présence d’un port USB en façade impose un déplacement vers le MFP mais offre une plus grande liberté d’impression ou de numérisation à la demande.

Assistance assistée

Les procédures de maintenance révèlent également le degré d’ergonomie que les concepteurs ont bien voulu distiller à l’intérieur de leurs modèles. Ainsi, être en mesure de procéder au changement de cartouches ou de tonner sans recourir à des techniciens est un gain de temps et d’argent. Du coup, un accès simple et rapide aux consommables devient une obligation. Tout comme l’assistance de l’utilisateur venu justement régler un problème de fonctionnement. Une majorité de constructeurs a adopté un concept de codes couleur autorisant ou interdisant le contact avec les pièces internes une fois le MFP ouvert. Certains sont allés plus loin en produisant de véritables séquences multimédia visibles depuis le panneau de contrôle et indiquant la marche à suivre en cas de panne. Panneau de contrôle qui revêt une importance capitale en terme d’ergonomie : interface entre l’utilisateur et la machine, il doit faire preuve d’une cohérence sans faille dans la logique de présentation des informations.