C’est un paradoxe, le système d’impression de l’entreprise figure toujours dans le peloton de tête des postes budgétaires les moins maîtrisés, mais tous les responsables impliqués ne pensent qu’à réduire la facture lorsqu’elle se présente ! Pour le moins, une remise en question, une bonne dose d’organisation, un audit, mais surtout des outils adaptés, capables d’exploiter le potentiel des périphériques d’impression en réseau constituent une réponse appropriée. Les logiciels spécialisés dans l’optimisation de l’impression sont de plus en plus pointus et couvrent à la fois les aspects d’administration et de supervision du parc d’imprimantes. Ils donnent toute leur mesure dans les grandes structures et, même s’ils se révèlent surdimensionnés pour les petites entreprises, leur intégration se fait en totale transparence, toujours en douceur, presque naturellement.

La plupart des fonctions de ces super assistants ont été, en effet, calquées sur le comportement de terrain des utilisateurs. Les fabricants d’imprimantes sont en première ligne pour répandre le « bon usage de l’impression » aux quatre coins de l’entreprise, et plus particulièrement au niveau des serveurs d’impression sur lesquels s’installent leurs outils. Qu’il s’agisse, par exemple, de Netspot chez Canon ou de Web JetAdmin chez HP, c’est d’abord une véritable traque aux ressources d’impression qui est menée. Dans chaque service, requêtes et jobs d’impression de toutes les imprimantes sont ainsi analysés et disséqués par ces cerbères, avant qu’ils ne dressent un profil type des utilisateurs, des usages et des matériels : qui imprime quoi, sur quel modèle, comment et en quelle quantité ? Ces mouchards de réseau, que l’on nomme pudiquement « agents logiciels », sont à la base d’une remontée d’informations en temps réel. Celle-ci s’avère capitale pour alimenter par la suite le tableau de bord qui pilotera la mesure des coûts directs et indirects de l’impression.

De leurs consoles d’administration ou depuis un simple navigateur Internet, les responsables des services sont alors en mesure de collecter les données nécessaires à leurs calculs et de prendre les décisions qui s’imposent, par département, centre de coûts, projet ou même par employés ou par imprimantes. Typiquement, un système d’attribution de privilèges vient se greffer aux méthodes déjà mises en place pour le partage et les droits des imprimantes disponibles sur le réseau. Ce qui donne une latitude bien plus grande à la gestion au cas par cas :  autoriser l’utilisation d’une imprimante plutôt que d’une autre, ne permettre l’impression en couleur que dans certaines conditions, activer des routages de flux - autrement dit déporter un job d’impression sur une imprimante plus adaptée -  imposer l’impression recto verso ou encore interdire purement et simplement l’accès à la photocopie.

Ces solutions de supervision et de contrôle à distance n’ont pas que des vertus préventives et incitatives, en communiquant avec les pilotes d’impression, elles permettent le paramétrage d’alertes et facilitent la résolution de problèmes. Elles ne sont pas non plus la chasse gardée des seuls constructeurs d’imprimantes. Watchdoc de Doxense et Blue Track de Bluemega Technolgy sont des exemples de logiciels basés, eux aussi, sur une architecture client-serveur. Une souplesse qui permet d’envisager une utilisation des services proposés à partir d’interfaces d’administration et de consultation 100 % web mais qui n’exclue évidemment pas l’application de mesures qui contreront d’éventuelles failles de sécurité.

La maîtrise du processus global d’impression est le meilleur levier de réduction des coûts. Mais, les DSI et les services généraux le savent bien, le manque de visibilité des budgets, l’hétérogénéité du matériel, l’éloignement géographique des groupes de travail, l’absence de politique appliquée, tout concoure à brouiller les pistes et rendre difficile l’appréciation des dysfonctionnements. L’audit se révèle indispensable pour dresser un état des lieux et trouver le bon diagnostic. Les constructeurs d’imprimantes et leurs réseaux de revendeurs sont tout indiqué pour s’atteler à la tâche. Dans un premier temps, à partir des logiciels d’audit qu’ils ont eux même conçu et qui vont détecter sur le réseau tous les périphériques d’impression connectés. En jouant sur les paramètres de ces logiciels et en les laissant sonder l’entreprise pendant suffisamment de temps, on obtient toutes sortes d’informations pertinentes : type de matériel, nombre de copies, consommation de consommables, répartition de charges, etc. Ces données sont à compléter par les analyses recueillies auprès des salariés si l’on veut dresser la meilleure cartographie des imprimantes et de leurs utilisateurs. Une démarche qui fait entrer en jeu des consultants dont les recommandations permettront d’envisager différentes solutions : réorganisation ou renouvellement du parc, mise en place de logiciels d’optimisation, externalisation des services et, pourquoi pas, remplacement pur et simple des versions papier des documents par leurs versions numériques.