En dehors de la baisse des prix des périphériques et des consommables, il existe d'autres sources d'économie ciblant les coûts indirects d'impression. Pourquoi, par exemple, déplacer un technicien sur site, à chaque fois qu'il faut intervenir sur la configuration d'une imprimante ? HP préconise l'administration du parc global des imprimantes et des périphériques multifonctions, pour abaisser les coûts de support technique et de hotline. Sa stratégie consiste aussi à démocratiser la couleur en permettant son contrôle par l'entreprise.

Francois Burtin, chef de produits des gammes multifonctions laser d'HP, distingue quatre volets d'optimisation : le premier concerne la gestion des périphériques au travers du réseau, ou à défaut via le port USB ou le port parallèle. Avec l'outil Web JetAdmin, logiciel fourni en standard avec les périphériques d'impression HP, on peut gérer des imprimantes de la marque et celles provenant d'autres fournisseurs. Le programme guide l'utilisateur puis lui permet de prendre la main à distance sur les périphériques. Mieux, le diagnostic et les configurations deviennent possibles, sans se déplacer. De plus, des alertes préviennent l'administrateur lorsqu'une cartouche est quasiment vide ou bien lorsqu'il faut intervenir au niveau du kit de maintenance.« Xerox et Ricoh annoncent la compatibilité de leurs périphériques à venir avec Web Jet Admin, plateforme standard de fait pour piloter les périphériques d'impression et les multifonctions », signale en outre Francois Burtin.

Le second volet d'optimisation des coûts indirects concerne le suivi et la gestion des coûts d'impression. Avec la numérisation des documents professionnels et administratifs, les volumes d'impression peuvent grimper très vite entraînant des coûts insupportables. L'e-mail ou le fax aident à limiter les dépenses, les documents étant imprimés seulement là où c'est réellement nécessaire. « En général, l'entreprise dispose d'une vue macro de ses coûts d'impression, mais elle ignore précisément qui imprime quoi, en quel format, en noir & blanc, en couleur... Les utilisateurs impriment de plus en plus mais photocopient de moins en moins », observe Francois Burtin. L'outil Web JetAdmin permet de tracer les événements d'impression. L'administrateur connaît ainsi la consommation mensuelle des services et des utilisateurs ainsi que les périphériques les plus utilisés. Mais il faut pouvoir aller au bout de cette démarche et rappeler à l'ordre ceux qui abusent des périphériques partagés. Pour des raisons organisationnelles, ce n'est pas toujours simple à faire. HP propose donc un mode de gestion déléguée, avec des contrats de services. Ces derniers sont parfois relayés voire prolongés par des partenaires locaux (lire l'encadré ci-contre). Ainsi Megatrax propose une gestion complète avec des facultés de refacturation et des quotas d'usages par utilisateur, chacun disposant d'un droit d'accès à la couleur par exemple.

Le troisième volet de la chasse au gaspi concerne le " pool printing ", autrement dit la récupération d'impression à la demande. Cette pratique évite d'imprimer de volumineux documents qui restent dans leur bac d'impression. Du coup, 15 à 20% des pages éditées peuvent être économisées, en éliminant les impressions parasites. En pratique, l'utilisateur va simplement confirmer sur le périphérique d'étage, l'impression des seuls documents dont il a réellement besoin.

Quatrième volet d'optimisation, la gestion de la couleur est proposée en standard et en natif dans les modèles laser couleur d'HP. Elle intervient à deux niveaux, suite à une validation par l'utilisateur et/ou par l'application qui a généré le document : " Pour certains programmes comme l'agenda Outlook, la couleur n'a pas vraiment de sens. En revanche, pour une présentation Powerpoint, elle est utile ", illustre Francois Burtin. Le coût de la couleur baisse rapidement, mais un frein psychologique subsiste dans l'entreprise. « Il y a quatre ans, l'imprimante couleur coûtait 4 000 Euros et elle éditait seulement 4 pages par minute. A présent, elle coûte 700 Euros et produit 21 pages par minute », compare-t-il. En définitive, la démocratisation de l'impression couleur passe par un meilleur contrôle des états dans l'entreprise. Les efforts d'ergonomie et d'éducation d'HP et de ses partenaires finissent par payer.

Dernier atout pour améliorer la productivité et l'efficacité de certains processus de l'entreprise, l'envoi direct de documents scannés par e-Mail, devient un bon réflexe, apprécié autant des utilisateurs que des cadres financiers.